Wdrożenie systemu ERP – jak budowa domu. Co warto wiedzieć przed rozpoczęciem?

Wdrożenie systemu ERP – jak budowa domu. Co warto wiedzieć przed rozpoczęciem?

Porównanie wdrożenia systemu ERP do budowy domu doskonale oddaje istotę tego procesu. 

Oba przedsięwzięcia wymagają starannego przygotowania, odpowiedniego zarządzania i pełnej współpracy pomiędzy wszystkimi stronami zaangażowanymi w projekt. Podobnie jak w przypadku budowy, każdy uczestnik wdrożenia musi mieć jasno określone zadania i obowiązki. Rola inwestora, czyli firmy, która wprowadza ERP, jest kluczowa – jej aktywne uczestnictwo w całym procesie to fundament sukcesu.

Zespół odpowiedzialny za wdrożenie pełni funkcję podobną do fundamentów budynku. Musi być dobrze zorganizowany, złożony z przedstawicieli różnych obszarów działalności, aby całość była stabilna i funkcjonowała bez zarzutu. Jeśli przy budowie domu zlekceważymy znaczenie fachowców od instalacji, to nawet najlepiej zaprojektowana przestrzeń nie spełni swojego zadania. Tak samo w przypadku wdrożenia ERP – jeśli nie zaangażujemy w proces ekspertów z różnych działów firmy, system nie będzie mógł w pełni realizować swojego potencjału. Każdy dział firmy, który będzie korzystał z nowego oprogramowania, powinien mieć swojego przedstawiciela w zespole projektowym.

Każda osoba w zespole ma swoje zadania, tak jak w projekcie budowlanym. Kierownik projektu pełni rolę podobną do generalnego wykonawcy, koordynując całość prac, dbając o terminy i upewniając się, że wszystko postępuje zgodnie z planem. Przedstawiciele różnych działów, takich jak księgowość, HR czy logistyka, odpowiadają za swoje obszary w systemie. Ich wkład jest niezbędny, ponieważ bez harmonijnej współpracy pomiędzy różnymi częściami systemu, wdrożenie nie osiągnie zamierzonego celu.

Kluczowym elementem każdego projektu jest komunikacja. Wyobraźmy sobie budowę, na której robotnicy nie rozmawiają ze sobą – to recepta na bałagan, opóźnienia i dodatkowe koszty. Podobne problemy mogą pojawić się w przypadku wdrożenia ERP, jeśli zabraknie regularnej wymiany informacji. Dlatego tak istotne są regularne spotkania zespołu projektowego, na których omawia się postępy, napotkane trudności i wyzwania. Otwartość i transparentność we współpracy pomagają uniknąć problemów, a wspólne ustalanie priorytetów pozwala skupić się na najważniejszych celach.

Motywacja zespołu to kolejny kluczowy czynnik sukcesu. Gdy pracownicy widzą, że ich zaangażowanie przynosi wymierne korzyści – np. w postaci usprawnienia procesów, automatyzacji codziennych zadań czy oszczędności czasu – zyskują większą motywację do dalszej pracy. To trochę jak w przypadku budowy domu – gdy ekipa widzi, że projekt nabiera kształtów, działa z większą energią.

Kontrola postępów w projekcie ERP jest równie ważna, jak nadzorowanie prac budowlanych. Na budowie inspekcje są przeprowadzane na każdym etapie, aby upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem. Podobnie jest w przypadku wdrożenia systemu – regularne sprawdzanie, czy realizacja celów przebiega bez zakłóceń, pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek na finiszu projektu.

Wdrożenie ERP to współpraca, która wymaga pełnego zaangażowania zarówno firmy wdrożeniowej, jak i zamawiającej. Tylko przy aktywnej współpracy obu stron możliwe jest stworzenie systemu, który będzie działał sprawnie i wspierał rozwój firmy – podobnie jak dobrze zaprojektowany dom, który zapewnia komfort na lata.

O czym należy pamiętać przed wdrożeniem systemu ERP?

  1. Dokładne określenie potrzeb – Zanim przystąpimy do wdrożenia, kluczowe jest, aby każdy dział w firmie określił swoje priorytety. System ERP musi być odpowiedzią na rzeczywiste potrzeby użytkowników, aby działał efektywnie.
  2. Zespół reprezentujący kluczowe działy – W zespole projektowym powinni znaleźć się przedstawiciele z różnych działów firmy, takich jak finanse, HR, logistyka czy sprzedaż. Każdy dział ma inne potrzeby, które powinny zostać uwzględnione w procesie wdrożenia.
  3. Zaangażowanie firmy wdrażającej i zamawiającej – Firma wdrożeniowa odpowiada za techniczne aspekty projektu, ale bez pełnego zaangażowania zamawiającego projekt może się nie udać. Współpraca obu stron jest niezbędna.
  4. Dobra komunikacja – Regularna wymiana informacji i otwarta komunikacja pomiędzy członkami zespołu wdrożeniowego zapobiega nieporozumieniom i przyspiesza realizację projektu. Spotkania powinny być stałym elementem harmonogramu.
  5. Określenie jasnych celów – Jasno określone cele, kamienie milowe i wskaźniki sukcesu (KPI) pozwalają na monitorowanie postępów projektu i szybkie reagowanie na ewentualne problemy.
  6. Plan długoterminowy – System ERP to rozwiązanie na lata, dlatego warto już na etapie wdrożenia zastanowić się nad jego przyszłym rozwojem i skalowalnością, aby był w stanie sprostać zmieniającym się potrzebom firmy.
  7. Zaangażowanie zespołu – Aby wdrożenie zakończyło się sukcesem, zespół musi być zmotywowany. Pokazanie pracownikom, jakie korzyści przyniesie im system ERP w codziennej pracy, zwiększa ich zaangażowanie i efektywność.
  8. Testy i szkolenia – Przed ostatecznym uruchomieniem systemu niezbędne są testy na rzeczywistych danych oraz przeszkolenie pracowników. Tylko dobrze przygotowany zespół będzie w stanie efektywnie korzystać z nowych rozwiązań.


Podchodząc do wdrożenia ERP w ten sposób, możemy stworzyć narzędzie, które będzie stanowiło solidne wsparcie dla rozwoju firmy przez wiele lat – tak jak dobrze zaplanowany i zbudowany dom daje komfort i bezpieczeństwo na długie lata.