Planowanie zamówień to jeden z kluczowych procesów w firmach handlowych i dystrybucyjnych. Od trafności decyzji zakupowych zależy dostępność towarów, płynność realizacji zamówień klientów oraz poziom zapasów magazynowych.
W praktyce jednak wiele firm nadal planuje zakupy ręcznie – analizując stany magazynowe, przeglądając zamówienia klientów i sprawdzając historię sprzedaży w różnych miejscach systemu ERP.
Autorski dodatek COM@COM – Generator zamówień dla systemów enova365 i TRIVA – porządkuje ten proces. Dodatek analizuje dane zapisane w systemie i pozwala w jednym miejscu sprawdzić zapotrzebowanie na towary oraz wygenerować zamówienia do dostawców.
Spis treści
Dlaczego planowanie zamówień w ERP bywa czasochłonne?
Osoba odpowiedzialna za zakupy musi zwykle odpowiedzieć na kilka kluczowych pytań:
Czy dany towar jest jeszcze dostępny na magazynie?
Jakie zamówienia klientów czekają na realizację?
Czy poziom zapasu spadł poniżej minimum?
Jak szybko dostawca realizuje dostawy?
Jak wyglądała sprzedaż danego produktu w ostatnich miesiącach?
W wielu systemach ERP informacje te znajdują się w różnych miejscach. Ich ręczne zestawienie wymaga czasu i doświadczenia.
Generator zamówień rozwiązuje ten problem, zbierając najważniejsze dane w jednym widoku i umożliwiając analizę zapotrzebowania na towary na podstawie danych zapisanych w systemie.
Generator zamówień – jak działa w systemie ERP
Dodatek uruchamiany jest bezpośrednio z poziomu listy towarów w systemie ERP.
Po zaznaczeniu wybranych pozycji użytkownik wybiera funkcję:
COM@COM → Generuj zamówienie.
Generator działa na podstawie zaznaczonych towarów i analizuje dane dostępne w systemie.
Po uruchomieniu pojawia się okno zawierające trzy tabele analityczne, które prezentują zapotrzebowanie w różnych poziomach szczegółowości.
Analiza zapotrzebowania na poziomie towaru
Pierwsza tabela zawiera listę analizowanych produktów. Każdy wiersz reprezentuje jeden towar.
Towar pojawia się w zestawieniu, jeżeli:
istnieją niezrealizowane pozycje zamówień odbiorców wymagające rezerwacji zasobów,
lub stan magazynowy spadł poniżej poziomu minimalnego.
Dzięki temu użytkownik od razu widzi produkty, które wymagają uwagi.
W tabeli dostępne są między innymi informacje takie jak:
numer katalogowy i nazwa towaru,
aktualny stan magazynowy,
ilość dostępna,
planowana ilość zamówienia,
stan magazynowy po realizacji zamówienia,
domyślny dostawca,
stany minimalne i maksymalne magazynu,
ilość z otwartych zamówień dostawcy,
ilość wynikająca z zamówień odbiorców,
średnia sprzedaż z ostatnich 12 miesięcy,
największa i najmniejsza ilość zamówień w miesiącu,
szacowany termin realizacji dostawy w dniach.
Takie zestawienie pozwala szybko ocenić, czy konieczne jest złożenie zamówienia i jaka powinna być jego skala.
Szczegóły zapotrzebowania – skąd wynika potrzeba zamówienia
Druga tabela pokazuje szczegóły zapotrzebowania dla wybranego towaru.
Pozycje w tej tabeli mogą wynikać z różnych sytuacji biznesowych, między innymi z:
zamówień odbiorców,
konieczności uzupełnienia stanu minimalnego,
planowania zapasu do poziomu maksymalnego,
indywidualnej ilości zamówienia wprowadzonej przez użytkownika.
Dla każdej pozycji prezentowane są między innymi:
dokument źródłowy,
status pozycji,
ilość wynikająca z zamówienia odbiorcy,
planowana ilość do zamówienia,
planowana data realizacji,
możliwość określenia żądanej daty zamówienia dostawcy.
Użytkownik może zdecydować, czy dana pozycja powinna zostać uwzględniona przy generowaniu zamówienia.
Zbiorcze zestawienie zapotrzebowania
Trzecia tabela zawiera te same dane co tabela druga, ale prezentuje je dla wszystkich analizowanych towarów jednocześnie.
Dzięki temu możliwa jest analiza zapotrzebowania z szerszej perspektywy – na poziomie całej grupy produktów lub całego zestawu towarów.
Generowanie zamówień do dostawców
Po analizie danych użytkownik może wygenerować zamówienia do dostawców bezpośrednio z poziomu generatora.
W tym celu należy wybrać definicję dokumentu zamówienia dostawcy i kliknąć przycisk:
Generuj do ZD.
System sprawdza wtedy, czy dla wszystkich pozycji została uzupełniona żądana data dostawy. Jeśli nie – pojawia się komunikat o błędzie.
Dla pozycji spełniających warunki system automatycznie tworzy zamówienia dostawcy, uzupełniając między innymi:
definicję dokumentu,
datę zamówienia,
kontrahenta – domyślnego dostawcę towaru,
opis zawierający numer zamówienia odbiorcy i status pozycji,
pozycję dokumentu z odpowiednim towarem i ilością do zamówienia.
Po wygenerowaniu zamówień okno można zamknąć przyciskiem Zapisz i zamknij.
Korzyści z wdrożenia generatora zamówień
Wdrożenie generatora zamówień w systemie ERP może znacząco usprawnić codzienną pracę działu zakupów.
Najważniejsze korzyści to między innymi:
Lepsza kontrola nad zapasami
Dzięki analizie stanów magazynowych i zamówień klientów łatwiej utrzymać odpowiedni poziom zapasu.
Szybsza analiza zapotrzebowania
Najważniejsze dane dotyczące towaru są dostępne w jednym widoku.
Ograniczenie ręcznych analiz
Użytkownik nie musi przeglądać wielu miejsc w systemie ERP, aby podjąć decyzję o zamówieniu.
Sprawniejsze tworzenie zamówień do dostawców
Zamówienia mogą być generowane bezpośrednio na podstawie przeprowadzonej analizy.
Automatyczne planowanie zamówień z harmonogramu
- kiedy analiza ma się wykonać (np. raz w tygodniu, co dwa tygodnie, na koniec miesiąca),
- jakie warunki mają zostać uwzględnione (np. tylko stan poniżej minimum, wybrani dostawcy),
- jaki ma być efekt (raport, propozycje zamówień, powiadomienie mailowe).
- przygotować analizę zapotrzebowania „na poniedziałek”,
- uporządkować cykliczne zakupy,
- wyeliminować ryzyko, że ktoś zapomni uruchomić analizę.
Zamówienia nadal trafiają do bufora i wymagają akceptacji użytkownika.
Chcesz zobaczyć generator zamówień w swoim systemie ERP?
Generator zamówień w ERP – wsparcie codziennej pracy działu zakupów
Generator zamówień COM@COM to rozwiązanie, które wspiera proces planowania zakupów w systemach enova365 i TRIVA, wykorzystując dane zapisane w systemie ERP.
Dzięki analizie zamówień klientów, stanów magazynowych, historii sprzedaży oraz parametrów zapasu użytkownik może szybciej ocenić zapotrzebowanie na towary i przygotować zamówienia do dostawców.
W efekcie system ERP nie tylko rejestruje dane, ale aktywnie wspiera proces podejmowania decyzji zakupowych.
Sprawdź nasze inne autorskie dodatki – Kopiowanie komórek.