Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadza istotne zmiany w zasadach ustalania stażu pracy. Od nowego roku znacząco rozszerza się katalog okresów, które będą wliczane do ogólnego oraz zakładowego stażu pracy. Zmiany te wpłyną bezpośrednio na uprawnienia pracownicze, w tym m.in. długość urlopu, okresy wypowiedzenia, dodatki stażowe oraz nagrody jubileuszowe.
Spis treści
Czym jest staż pracy i dlaczego ma znaczenie?
Staż pracy to suma okresów zatrudnienia oraz innych aktywności zawodowych, od których zależą konkretne prawa pracownicze. W praktyce należy odróżnić:
- ogólny staż pracy – wpływający m.in. na urlop wypoczynkowy i okres wypowiedzenia,
- zakładowy staż pracy – istotny np. przy dodatkach stażowych czy nagrodach jubileuszowych,
- staże szczególne – wynikające z przepisów branżowych lub wewnętrznych regulacji pracodawcy.
Dotychczas zakres zaliczanych okresów był wąski i oparty głównie na stosunku pracy, nowelizacja to zmienia.
Kluczowe zmiany w przepisach
Nowy art. 302¹ Kodeksu pracy
Nowy przepis rozszerza definicję okresów wliczanych do stażu pracy. Do okresu zatrudnienia będą zaliczane m.in.:
- pozarolnicza działalność gospodarcza (bez konieczności jej formalnego rejestrowania w określonych przypadkach),
- umowy zlecenia oraz umowy o świadczenie usług,
- umowy agencyjne,
- współpraca przy działalności (osoba współpracująca zgłoszona do ZUS),
- członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielni kółek rolniczych,
- okresy służby, w tym rozszerzone o Straż Marszałkowską i Służbę Celną.
Nie będą zaliczane umowy o dzieło, jako że są one odrębnie uregulowane w Kodeksie cywilnym i co do zasady nie stanowią tytułu do ubezpieczeń społecznych.
Okresy bez składek - ale wliczane do stażu
Szczególnie istotną zmianą jest zasada, zgodnie z którą okresy zwolnienia z opłacania składek wynikające z przepisów prawa nie mogą działać na niekorzyść pracownika. Oznacza to, że do stażu pracy wliczymy m.in.:
- zlecenia wykonywane przez uczniów i studentów,
- okresy tzw. „wakacji składkowych”,
- okresy covidowe,
- urlop macierzyński – przy prowadzeniu działalności gospodarczej (okres zawieszenia działalności w związku z pobieraniem zasiłku macierzyńskiego).
Praca za granicą - nowe podejście
Nowe przepisy upraszczają zaliczanie zagranicznego stażu pracy. Nie będzie miało znaczenia, w jakiej formie prawnej praca była wykonywana za granicą. Kluczowe będzie jedynie wiarygodne udokumentowanie okresu zatrudnienia.
Przepisy nie wskazują zamkniętego katalogu dokumentów – mogą to być m.in.:
- payslipy,
- faktury,
- zaświadczenia od zagranicznego pracodawcy,
- inne dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy.
Co ważne, brak jest podstawy prawnej do zobowiązania pracownika do tłumaczenia dokumentów, choć dokumentacja w aktach osobowych powinna być prowadzona w języku polskim.
Zakładowy staż pracy i umowy cywilnoprawne
Nowelizacja przesądza, że umowy cywilnoprawne wykonywane na rzecz danego pracodawcy (np. B2B, zlecenia) będą wliczane do zakładowego stażu pracy. W przypadku nakładania się okresów zaliczany będzie tylko jeden z nich.
Terminy, dowody i obowiązki pracownika
- Pracownik ma 24 miesiące na udokumentowanie okresów podlegających zaliczeniu do stażu.
- Dokumenty mogą być dostarczane etapami.
- Po upływie 24 miesięcy prawo do wliczenia stażu wygasa (z wyjątkiem osób zatrudnionych po 1 stycznia 2026 r.).
- Dowodami mogą być m.in.:
a. zaświadczenia z ZUS (US-7 przez PUE ZUS),
b. zaświadczenia od zleceniodawców,
c. wyciągi bankowe.
Dwa terminy wejścia w życie przepisów
- 1 stycznia 2026 r. – jednostki sektora finansów publicznych,
- 1 maj 2026 r. – pozostali pracodawcy.
Skutki finansowe i odpowiedzialność pracodawcy
- Wyrównanie dodatków – stażowe, będą wyrównywane od momentu nabycia prawa.
- Nagrody jubileuszowe – interpretacja MRPiPS z 16 grudnia 2025 r. – Zgodnie z § 8 ust. 9-10 rozporządzenia, w przypadku kumulacji uprawnień do nagród jubileuszowych pracownikowi samorządowemu przysługuje jedna – najwyższa nagroda, a w razie nabycia wyższego stopnia w ciągu 12 miesięcy wypłaca się różnicę.
Choć interpretacja MRPiPS wskazuje ogólne zasady wypłaty nagród jubileuszowych, resort wyraźnie zaznacza, że nie rozstrzyga indywidualnych spraw pracowniczych, co oznacza konieczność każdorazowej oceny konkretnego stanu faktycznego przez pracodawcę. - Roszczenia pracownicze przedawniają się po 3 latach.
- Brak aktualnej informacji o warunkach zatrudnienia stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
- Wydłużenie okresów wypowiedzenia umów o pracę.
- Od 1 stycznia 2026 r. wzrastają kary PIP – od 2 000 do 60 000 zł. Nowelizacja przepisów o stażu pracy to jedna z największych zmian prawa pracy ostatnich lat. Obejmuje ona miliony pracowników oraz tysiące pracodawców, którzy już teraz powinni przygotować się organizacyjnie i finansowo na nowe obowiązki. Kluczowe będzie dostosowanie regulaminów wewnętrznych, zabezpieczenie środków na świadczenia oraz właściwa komunikacja z pracownikami.
Przygotuj kadry i płace na nowy staż pracy od 2026 r.
Jak to zrobić w enova365
Sprawdź konfigurację
W konfiguracji programu enova365 (Opcje/Kadry i płace/Kadry/Definicje podstaw stażu pracy) należy w sekcji „Ogólne” uzupełnić parametr „Wliczaj rozszerzone okresy aktywności zawodowej do stażu pracy od”, wskazując odpowiednią datę, ponieważ pole to domyślnie jest puste. Uprawnienia pracownicze wynikające z przeliczenia stażu będą obowiązywać od 01.01.2026 r. dla jednostek sektora finansów publicznych oraz od 01.05.2026 r. dla jednostek sektora prywatnego.
Uzupełnij dane w kartotece pracownika w historii zatrudnienia
Sprawdź czy pracownik był zatrudniony na Umowie cywilnej - oznacz odpowiednio definicje umów cywilnych
Jeśli korzystasz z funkcjonalności Pulpitów HR, pracownik może w prosty sposób przesłać Ci zaświadczenie
- Pracownik wybiera e-wniosek:
2. Pracownik uzupełnia dane i wysyła wniosek do operatora kadrowego:
Przekazuj pracownikom informacje o zmianach w przepisach wprost z enova365 za pośrednictwem Aktualności w Pulpicie Pracowniczym
