Witamy ponownie, w drugim artykule z cyklu o Krajowym Systemie e-Faktur! Po omówieniu w pierwszej części kwestii wysyłania dokumentów, dziś skupiamy się na pobieraniu faktur zakupu z KSeF. To równie istotny aspekt wdrożenia, który dotyczy każdej firmy – wszyscy nie tylko wystawiamy faktury sprzedaży, ale też otrzymujemy dokumenty zakupowe od dostawców.
Ponownie rozmawiamy z Karolem Kostrzewskim, Kierownikiem ds. Handlu w COM@COM, który poprowadzi nas przez proces automatycznego pobierania faktur, ich weryfikacji i bezpiecznego księgowania w systemie enova365.
Spis treści
Kiedy faktura jest uznawana za odebraną?
Paulina Kubiak: Karol, poprzednio rozmawialiśmy o tym, kiedy faktura sprzedaży jest uznawana za wystawioną. A jak to wygląda po drugiej stronie – kiedy faktura zakupowa jest uznawana za odebraną?
Karol Kostrzewski: To jest piękno KSeF – znacznie upraszcza ten proces. Faktura przesłana do KSeF zostaje uznana za odebraną w chwili jej zarejestrowania w systemie KSeF, czyli w momencie, gdy otrzyma unikalny numer KSeF.
PK: Czyli nie muszę już martwić się, czy kontrahent otrzymał moją fakturę?
KK: Dokładnie. W chwili rejestracji faktura automatycznie staje się dostępna dla nabywcy w KSeF. Koniec z pytaniami „czy dostaliście fakturę?”, koniec z mailowaniem PDF-ów, koniec z szukaniem w spamie. Faktura w KSeF jest uznawana za dostarczoną do odbiorcy automatycznie.
PK: A czy w KSeF będzie informacja, że kontrahent faktycznie pobrał i zobaczył moją fakturę?
KK: Nie, KSeF nie zawiera takiej funkcjonalności. Faktura jest uznawana za dostarczoną w momencie jej zarejestrowania, niezależnie od tego, czy kontrahent faktycznie ją pobrał i przejrzał. To zmiana w stosunku do niektórych systemów EDI, które oferowały potwierdzenia odbioru, ale z drugiej strony upraszcza to proces i eliminuje dodatkowe formalności.
Faktury zagraniczne i specjalne przypadki
PK: Co z fakturami otrzymywanymi z zagranicy? Czy one również będą w KSeF?
KK: Nie. KSeF jest systemem krajowym, więc faktury od kontrahentów zagranicznych będą przyjmowane jak dotychczas – nie otrzymamy ich z KSeF. Dotyczy to w szczególności faktur WNT (Wewnątrzwspólnotowego Nabycia Towarów).
PK: A faktury WDT i eksportowe po naszej stronie?
KK: Tu jest asymetria. Faktury WDT lub eksportowe wystawiane przez polskie firmy do kontrahentów zagranicznych będą musiały zostać wystawione w KSeF, ale ich dostarczenie do odbiorcy nastąpi w sposób uzgodniony poza systemem – mailem, platformą B2B czy w jakikolwiek inny sposób.
Ważne jest, że mówimy tutaj o fakturach wystawianych na rzecz firm zagranicznych. Jeśli wystawiamy fakturę dla osoby fizycznej spoza działalności gospodarczej, taka faktura nie podlega obowiązkowi rejestracji w KSeF, niezależnie czy jest to kontrahent polski czy zagraniczny.
Weryfikacja i akceptacja faktur zakupowych
PK: Często słyszymy pytanie od Klientów: skąd mamy wiedzieć, czy dana faktura zakupowa jest zasadna? Może została wystawiona przez pomyłkę lub klient nie zgadza się z jej treścią czy kwotą?
KK: To bardzo ważne pytanie, szczególnie z perspektywy biur rachunkowych obsługujących wielu klientów. W procesie merytorycznej weryfikacji faktur zakupu oraz klasyfikacji kosztów i przychodów pomocne są narzędzia informatyczne pozwalające na komunikację księgowego z klientem.
PK: Jak to rozwiązujecie w enova365?
KK: Oferujemy Pulpit Klienta Biura Rachunkowego, który pozwala na wspólną pracę nad dokumentem. Klient może na przykład oznaczyć fakturę jako nieuzasadnioną, dodać komentarz, przypisać kategorię kosztową czy wskazać projekt. Pozwala to odpowiednio zasilić informacją dokument elektroniczny w taki sposób, żeby biuro rachunkowe mogło uzyskać pełną informację niezbędną dla prawidłowego zaksięgowania dokumentu.
W samym procesie importu faktur z KSeF mamy też możliwość oznaczenia faktury jako „Wykluczona”. Jeśli na etapie weryfikacji pobranych dokumentów widzimy, że faktura nie powinna być na nas wystawiona, zaznaczamy checkbox „Wykluczona” i nie musimy jej dalej przetwarzać. Taka faktura pozostaje w systemie jako pobrana, ale nie tworzy się z niej dokument handlowy czy księgowy.
PK: Czyli jest możliwość filtrowania i selekcji już na etapie pobierania?
KK: Tak, lista pobranych dokumentów KSeF w enova365 to miejsce, gdzie dokonujemy pierwszej weryfikacji. Możemy sprawdzić kontrahenta, kwotę, datę, a dopiero potem zdecydować, czy tworzymy z tego dokumentu fakturę zakupu, czy oznaczamy jako wykluczoną. To bardzo ważny krok kontrolny przed zaksięgowaniem.
Zabezpieczenia przed podwójnym księgowaniem
PK: Jedno z najczęstszych obaw naszych Klientów – czy faktury pobrane z KSeF będą odpowiednio oznaczone, żeby uniknąć podwójnego zaksięgowania?
KK: To kluczowe zabezpieczenie i w enova365 jest ono wielopoziomowe. Faktury pobrane z KSeF posiadają unikalny numer faktury nadany przez ten system – to numer KSeF. Podczas importu faktur system weryfikuje, czy faktura o danym numerze KSeF została już zarejestrowana w systemie.
PK: Co się dzieje, gdy próbujemy pobrać ten sam dokument drugi raz?
KK: W przypadku, gdy dokument o danym numerze KSeF już istnieje w bazie, zostanie on automatycznie pominięty podczas importu. System wyświetli komunikat informujący, która faktura została pominięta i dlaczego. To zabezpieczenie działa zarówno przy ręcznym pobieraniu, jak i przy automatycznym pobieraniu przez harmonogram zadań.
PK: A co z fakturami sprzedaży? Czy można wysłać tę samą fakturę dwa razy?
KK: System nie pozwala na ponowną wysyłkę faktury, która została już wysłana do KSeF i ma status „Wysłany” lub „Przyjęty”. To również ważne zabezpieczenie. Jeśli faktura została odrzucona przez KSeF z powodu błędów, możemy ją poprawić i wysłać ponownie, ale tylko po uprzednim użyciu czynności „Usuń” i poprawieniu błędów.
PK: Czyli ryzyko podwójnego księgowania jest praktycznie wyeliminowane?
KK: Tak, wielopoziomowe zabezpieczenia w systemie znacząco redukują to ryzyko. Mamy unikalny numer KSeF, automatyczną weryfikację przy imporcie, statusy dokumentów i możliwość śledzenia historii. Dodatkowo, wszystkie operacje są logowane, więc zawsze można zweryfikować, co i kiedy zostało pobrane czy wysłane.
Wizualizacja i podgląd faktur
PK: Czy z poziomu enova365 można zobaczyć wizualizację faktury, tak jak wyglądałaby w PDF?
KK: Tak, enova365 umożliwia pełny podgląd faktur pochodzących z KSeF. Każda faktura pobrana z KSeF ma dedykowaną zakładkę „KSeF”, na której dostępne są dwa widoki.
PK: Jakie konkretnie?
KK: Pierwszy to wizualizacja graficzna faktury – system przekształca plik XML w czytelny, graficzny format przypominający tradycyjną fakturę. Możemy zobaczyć wszystkie dane w uporządkowany sposób: dane kontrahenta, pozycje, kwoty, stawki VAT, informacje o płatności itd.
Drugi widok to podgląd pliku XML – dla osób, które chcą zobaczyć surową strukturę danych lub zweryfikować szczegóły techniczne. To przydatne na przykład przy rozwiązywaniu problemów z mapowaniem pozycji czy weryfikacji kodów GTU.
PK: Wspomniałeś o kodach GTU. System je rozpoznaje?
KK: Tak, enova365 automatycznie umieszcza kody GTU w odpowiednich polach faktury ustrukturyzowanej w przypadku dokumentów sprzedaży oraz rozpoznaje kody GTU na dokumentach zakupowych pobranych z KSeF. To ważne dla prawidłowego raportowania w JPK_VAT.
PK: A co z wizualizacją w formacie PDF, który można wydrukować?
KK: Faktury można eksportować do PDF bezpośrednio z poziomu systemu. Wygenerowany PDF zawiera wszystkie dane z wizualizacji, jest zgodny ze standardami KSeF i można go archiwizować czy przekazywać wewnątrz firmy dla celów operacyjnych. Pamiętajmy jednak, że prawnie wiążącym dokumentem jest faktura w KSeF z numerem referencyjnym, a PDF to tylko wizualizacja dla wygody użytkownika.
Podsumowanie i zapowiedź ostatniego artykułu
PK: Karol, podsumujmy najważniejsze informacje z dzisiejszej rozmowy o pobieraniu faktur.
KK: Najważniejsze punkty to:
- Faktura jest odebraną w momencie rejestracji w KSeF – nie trzeba czekać na dodatkowe potwierdzenia.
- Faktury zagraniczne poza KSeF – otrzymujemy je jak dotychczas, KSeF obejmuje tylko obrót krajowy.
- Wielopoziomowe zabezpieczenia – unikalny numer KSeF eliminuje ryzyko podwójnego księgowania.
- Weryfikacja przed księgowaniem – możliwość oznaczenia faktur jako wykluczonych i komunikacja z klientem przez Pulpit.
- Pełna wizualizacja – graficzny podgląd faktury i dostęp do pliku XML.
- Automatyczne rozpoznawanie – system identyfikuje kody GTU, kategoryzuje dokumenty i mapuje pozycje.
Natomiast temat pobierania faktur jest bardzo obszerny, przynajmniej z punktu widzenia Handlu. Nie poruszyliśmy tu wątków, takich jak:
- wymagalność wprowadzonych kodów EAN (GTIN) do powiązania faktur z istniejącymi dokumentami handlowymi,
- opis harmonogramu zadań do pobierania faktur zakupu,
- kategoryzacja faktur zakupu na dokumenty ewidencji i handlowe.
Są to już szczegóły typowe pod działanie w enova365 i poruszane przez nas na szkoleniach z Klientami.
PK: To prawda, temat na pewno wymaga pójścia o krok dalej, dlatego też jeśli naszą rozmowę będą czytać osoby zainteresowane dalszym zagłębianiem się w szczegóły, serdecznie zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z nami.
Potrzebujesz praktycznego wsparcia przy KSeF?
W następnym, ostatnim artykule naszego cyklu zajmiemy się aspektami technicznymi. Wyjaśnimy, czym jest token autoryzacyjny i czym różni się od podpisu elektronicznego, jakie licencje są potrzebne w enova365 do pracy z KSeF, jak przebiega proces autoryzacji.
Porozmawiamy też o środowiskach testowych i produkcyjnych, o uprawnieniach dla pracowników oraz o tym, jak biura rachunkowe mogą zarządzać tokenami wielu klientów. Omówimy również kwestię integracji JPK_VAT z numerami KSeF oraz najlepsze praktyki bezpieczeństwa.
To będzie praktyczny przewodnik dla osób technicznych, administratorów systemów i kierowników wdrożeń. Po przeczytaniu całego cyklu każdy będzie miał obraz – od biznesowego po techniczny – tego, jak wdrożyć KSeF w swojej organizacji z wykorzystaniem enova365.
KK: Dokładnie. Zachęcamy do śledzenia naszego bloga i lektury ostatniej części cyklu.
O autorach
Karol Kostrzewski
Kierownik Działu Handlowego
Karol prowadzi zespół wdrożeniowców enova365 w obszarach: Handel, BI i Projekty, tworząc procesy dopasowane do automatyzacji i optymalizacji biznesu. Odpowiada także za wdrożenia KSeF oraz przygotowanie i przeszkolenie Klientów, aby bezpiecznie i sprawnie przeszli na nowe wymagania.
Paulina Kubiak
Specjalistka ds. marketingu
Paulina odpowiada za budowanie spójnego wizerunku marki oraz tworzenie angażującego contentu wspierającego komunikację B2B. Koordynuje także organizację webinarów - od koncepcji i harmonogramu po promocję i realizację - dbając o jakość przekazu i doświadczenie uczestników.