Krajowy System e-Faktur (KSeF) rewolucjonizuje sposób, w jaki polskie firmy wystawiają i odbierają faktury. Choć system działa już od kilku lat w trybie dobrowolnym, planowane wprowadzenie obowiązkowego KSeF budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców. W COM@COM, wdrażając rozwiązania KSeF w systemie enova365 dla setek firm, codziennie spotykamy się z tymi samymi wątpliwościami.
Dlatego postanowiliśmy zebrać najczęściej zadawane pytania i odpowiedzieć na nie w formie cyklu wywiadów. Rozmawiamy z Karolem Kostrzewskim, Kierownikiem ds. Handlu w COM@COM, który osobiście odpowiada za wdrożenia KSeF u naszych Klientów i zna każdy aspekt tego procesu.
W pierwszym artykule skupiamy się na wysyłaniu dokumentów do KSeF – od podstawowych kwestii związanych z datą wystawienia faktury, przez zarządzanie załącznikami, po automatyzację procesów i obsługę błędów.
Spis treści
Paulina Kubiak: Karol, dzięki że znalazłeś chwilę. Ostatnio masz chyba pełne ręce roboty?
Karol Kostrzewski: To prawda. Każdego dnia rozmawiamy z firmami, które próbują zrozumieć, jak działa KSeF. Co ciekawe, większość z nich ma bardzo podobne pytania. To pokazuje, że warto uporządkować temat.
Kiedy faktura jest faktycznie wystawiona?
PK: Zacznijmy więc od podstaw. Jedno z najczęstszych pytań, które otrzymujemy od naszych Klientów brzmi: kiedy faktura w systemie ERP zostaje uznana za wystawioną? Czy wystarczy, że utworzę ją w enova365?
KK: To fundamentalne pytanie i trzeba je dobrze zrozumieć, bo tutaj następuje istotna zmiana w sposobie myślenia o fakturach. Datą wystawienia faktury jest data przesłania jej do KSeF, a dokładniej – data jej przyjęcia przez system KSeF.
Kluczowym warunkiem jest, że faktura musi zostać faktycznie przyjęta przez KSeF. Jeżeli faktura zostanie przesłana, ale z jakiegoś powodu nie zostanie zaakceptowana przez system – na przykład z powodu niezgodności ze schemą XML – oznacza to, że nie została ona wystawiona w rozumieniu prawnym.
PK: Czyli sam fakt utworzenia dokumentu w enova365 to jeszcze nie wszystko?
KK: Dokładnie. Faktura wystawiona w ERP i wysłana do KSeF dopiero po sprawdzeniu statusu i otrzymaniu unikalnego numeru KSeF oraz statusu „Przyjęta” jest uznawana za faktycznie wystawioną. W praktyce oznacza to, że proces wystawiania faktury składa się z kilku kroków: utworzenie w systemie, wysłanie do KSeF i sprawdzenia statusu.
PK: Mówiłeś o dacie przesłania do KSeF. A co z datą, którą podaję tworząc fakturę w systemie?
KK: Data wystawienia faktury w ERP jest przechowywana w polu P_1 struktury dokumentu. Jest ona pomocnicza i z jednym wyjątkiem nie stanowi daty wystawienia faktury. Tym wyjątkiem jest tryb offline, o którym opowiem za chwilę. W standardowym trybie online powinna być utrzymywana zasada, że data stworzenia faktury w systemie ERP równa się dacie wystawienia w KSeF. Innymi słowy – wystawiamy faktury i wysyłamy je tego samego dnia.
PK: Wspomniałeś o trybie offline. Co to takiego?
KK: KSeF przewiduje trzy tryby awaryjne. Pierwszy to tryb offline24 – kiedy nie mamy dostępu do internetu, albo nastąpiła awaria po naszej stronie, ale system KSeF działa. W tym przypadku mamy 1 dzień roboczy od dnia wystąpienia awarii na dosłanie faktury do KSeF – do 23:59 następnego dnia roboczego.
Drugi to tryb awaryjny, gdy awaria dotknęła sam system KSeF i została oficjalnie ogłoszona przez Ministerstwo Finansów. Wtedy mamy 7 dni roboczych od ustąpienia awarii na dosłanie dokumentów.
Trzeci tryb to awaria całkowita w sytuacjach nadzwyczajnych jak powódź, wojna czy totalna awaria infrastruktury. W tym przypadku nie trzeba w ogóle dosyłać faktury do KSeF.
PK: A właśnie w trybie offline data działa inaczej?
KK: Tak, w przypadku wysyłki faktur w trybie offline datą wystawienia faktury będzie data wystawienia z systemu ERP, czyli data z pola P_1. To istotna różnica w stosunku do trybu online, gdzie liczy się data faktycznego przyjęcia przez KSeF.
Weryfikacja i kontrola wysyłanych dokumentów
PK: Skoro już wiemy, kiedy faktura jest wystawiona, pojawia się pytanie: jak sprawdzić, co faktycznie wysłaliśmy do KSeF?
KK: Mamy na to dwa sposoby. Pierwszy, bezpośrednio z poziomu enova365 – możemy podejrzeć wysłany plik XML jeszcze przed samą wysyłką lub po niej. Na dokumencie sprzedaży mamy dedykowaną zakładkę KSeF, gdzie widzimy wizualizację faktury oraz możemy otworzyć plik XML.
Drugi sposób to zalogowanie się na platformę KSeF w wersji webowej i odnalezienie wysłanej faktury na liście dokumentów. To przydatne, gdy chcemy mieć pewność, że dokument faktycznie dotarł do systemu centralnego.
PK: A co z sytuacją, gdy pracownik przez nieuwagę nie wyśle faktury do KSeF? Czy w enova365 będzie to widoczne?
KK: Absolutnie. W systemie mamy jasno widoczny status KSeF, który informuje czy dany dokument został przesłany, czy nie. Więcej – przygotowaliśmy dedykowaną listę Handel/KSeF/Wysyłanie, która standardowo jest filtrowana do statusu „Robocze”, czyli dokumentów jeszcze niewysłanych.
Co więcej, w harmonogramie zadań mamy przygotowane automatyczne powiadomienie o niewysłanych fakturach. System codziennie sprawdza dokumenty wystawione „na dziś”, które są zatwierdzone, powinny być wysłane do KSeF, ale nie zostały. Dla każdego takiego dokumentu tworzy się zadanie przypisane do operatora, który ostatnio modyfikował dokument, z treścią: „Dokument nie został wysłany do KSeF. Zweryfikuj go.”
PK: To świetne zabezpieczenie. A czy istnieje możliwość weryfikacji struktury pliku przed wysłaniem?
KK: Tak, mamy do tego dedykowaną czynność „Sprawdź strukturę pliku”. Sprawdza ona zgodność wygenerowanego pliku XML ze schemą ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Jeśli struktura nie jest zgodna, pojawi się komunikat z opisem błędu. Na przykład, gdy nie są uzupełnione dane adresowe kontrahenta, system od razu nas o tym poinformuje, jeszcze przed wysyłką.
Samofakturowanie i faktury dla kontrahentów zagranicznych
PK: Wiele firm współpracuje z kontrahentami zagranicznymi. Jak KSeF radzi sobie z takimi sytuacjami?
KK: Tutaj trzeba rozróżnić dwie sytuacje. Jeśli chodzi o faktury WDT lub eksportowe, wystawiane do zagranicznych kontrahentów – one będą musiały zostać wystawione w KSeF, pod warunkiem że są wystawiane na rzecz firmy. KSeF jest jednak systemem krajowym, więc dostarczenie tych faktur do partnera zagranicznego powinno nastąpić w sposób aktualnie stosowany – np. mailem czy poprzez wspólną platformę B2B.
PK: A co z fakturami otrzymywanymi z zagranicy?
KK: Faktury zakupu od kontrahentów zagranicznych będą przyjmowane jak dotychczas – nie otrzymamy ich z KSeF. Dotyczy to także faktur WNT. KSeF obejmuje wyłącznie obrót krajowy między polskimi podmiotami.
PK: Wspomniałeś, że faktury muszą być wystawiane na rzecz firmy. A co z osobami fizycznymi?
KK: Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie są objęte obowiązkiem rejestracji w KSeF. Dotyczy to także paragonów oraz paragonów z NIP do kwoty 450 zł brutto, czyli tzw. faktur uproszczonych.
Mimo braku obowiązku, przedsiębiorcy mogą dobrowolnie wystawiać faktury w KSeF także dla osób prywatnych. Trzeba jednak pamiętać, że osoby fizyczne nieprowadzące działalności nie mają dostępu do indywidualnego konta w KSeF – należy więc przekazać im fakturę w tradycyjnej formie, ale już z numerem KSeF i kodem QR.
PK: A jak wygląda kwestia samofakturowania?
KK: KSeF przewiduje procedurę samofakturowania, ale wymaga ona spełnienia trzech warunków. Po pierwsze, musi zostać zawarta umowa o samofakturowanie między sprzedawcą a nabywcą. Po drugie, w tej umowie trzeba określić procedurę zatwierdzania faktur przez sprzedawcę. Po trzecie, nabywca musi otrzymać od sprzedawcy uprawnienia do wystawienia faktur w jego imieniu w systemie KSeF.
Papierowa forma faktury w erze KSeF
PK: Często słyszymy pytanie: czy papierowa faktura będzie całkowicie zbędna?
KK: W okresie obowiązkowego KSeF papierowa forma faktury faktycznie stanie się zbędna z punktu widzenia formalnego. Wysyłka faktury do KSeF i uzyskanie numeru referencyjnego KSeF jest jednoznaczne z wystawieniem oraz dostarczeniem faktury do kontrahenta.
PK: Ale czy przepisy przewidują wyjątki?
KK: W momencie wejścia obowiązkowego KSeF nie będzie zabronione dodatkowe wysyłanie faktury w formie papierowej, kiedy jest taka potrzeba biznesowa. Faktura ustrukturyzowana w XML ma ograniczoną ilość dostępnych pól, więc gdy ten format jest niewystarczający, dopuszczalne jest dosłanie faktury w formie PDF lub papierowej.
Ważne jest jednak, że taki dodatkowy wydruk musi zawierać numer faktury KSeF oraz kod QR. Standaryzowane wydruki w enova365 automatycznie zawierają te elementy po sprawdzeniu statusu dokumentu w KSeF.
PK: Czyli sposób tworzenia faktury w systemie ERP się nie zmieni?
KK: Dokładnie. Przygotowanie faktury będzie odbywało się w ten sam sposób co dotychczas. Jedyna różnica to wysyłka do KSeF i wzbogacenie wydruku o numer KSeF oraz kod QR. Sam proces tworzenia dokumentu pozostaje bez zmian, co jest ważne z perspektywy szkolenia pracowników.
Załączniki do faktur – jak to rozwiązać?
PK: Jedna z najbardziej palących kwestii dla naszych Klientów – załączniki do faktur. Jak załączać protokoły odbioru, specyfikacje czy inne dokumenty towarzyszące?
KK: To rzeczywiście często poruszany temat. Muszę wyjaśnić, że KSeF w API 1.0 w ogóle nie obsługuje załączników. To jest istotne ograniczenie, o którym firmy muszą wiedzieć na etapie planowania wdrożenia.
PK: A co z nowszymi wersjami?
KK: W API KSeF 2.0 oraz w strukturze pliku Fa(3) dostępna jest już możliwość dodawania załączników, ale podlega ona poważnym ograniczeniom. Po pierwsze, aby z niej skorzystać, należy uzyskać zgodę Ministerstwa Finansów i uzasadnić potrzebę korzystania z załącznika.
Po drugie, załącznik stanowi element pliku XML KSeF, a więc ma formę ustrukturyzowaną – można w nim umieszczać jedynie tekst lub tabele. Nie obsługuje formatów takich jak obrazy czy pliki PDF.
PK: To co z protokołami odbioru, których wymagają kontrahenci korporacyjni?
KK: Dla tego typu załączników – obrazów, PDF-ów, podpisanych protokołów – należy uzgodnić między stronami wspólną przestrzeń do zarządzania dodatkowymi dokumentami z pominięciem platformy KSeF.
PK: Jak można to zautomatyzować?
KK: Automatyzacja przekazywania załączników może nastąpić poprzez wykorzystanie wspólnego systemu czy wdrożenie dodatkowych rozwiązań z zakresu obiegu dokumentów, na przykład wysyłka emailem lub portal B2B.
W przypadku wymiany dokumentów pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientami, rozwiązaniem może być system ERP wraz z Pulpitem Klienta Biura Rachunkowego. Ten pulpit umożliwia dodawanie załączników do faktur, np. w postaci skanu, i ma tę zaletę, że nie wymusza dodatkowego obiegu dla tego rodzaju dokumentów. Pozwala uniknąć problemów związanych z koniecznością dopasowania załącznika przesłanego mailem do faktury pobranej z KSeF.
Korekty, anulowanie i błędy w fakturach
PK: Co w sytuacji, gdy okaże się, że trzeba poprawić fakturę? Czy da się ją anulować w KSeF?
KK: To bardzo ważna informacja: nie ma możliwości anulowania faktury już wysłanej do KSeF. Obecnie w systemie nie ma i nie będzie takiej funkcjonalności.
PK: A jeśli faktura jest błędna?
KK: Jedynym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej. Jeśli chcemy całkowicie wycofać transakcję, wystawiamy korektę do zera. Odbiorca tych dokumentów będzie więc musiał zarówno pierwotną fakturę, jak i korektę zarejestrować w swoim systemie.
PK: Czyli jeśli pracownik wystawi fakturę, a następnie od razu zorientuje się, że jest błąd…?
KK: Jeśli faktura została już wysłana do KSeF i przyjęta, nie można jej anulować – trzeba wystawić korektę. Jeśli natomiast faktura została wygenerowana w systemie, ale jeszcze nie została wysłana albo została wysłana, ale odrzucona przez KSeF z powodu błędów strukturalnych, wtedy mamy możliwość użycia czynności „KSeF/Usuń”. Po użyciu tej czynności można dokument poprawić i wysłać ponownie.
PK: A same korekty – są możliwe do przesyłania?
KK: Tak, korekty faktur sprzedaży wysyła się analogicznie do pierwotnych faktur sprzedaży. Należy wystawić je w relacji do faktury pierwotnej, jak robiliśmy to do tej pory i wysłać tymi samymi czynnościami. Trzeba natomiast spełnić warunek, że faktura pierwotna musi mieć nadany numer KSeF.
W enova365 na korekcie również występuje zakładka KSeF, na której jest podgląd faktury z informacją m.in. o przyczynie korekty i danych faktury pierwotnej. System automatycznie powiązuje korektę z dokumentem źródłowym.
PK: Co w sytuacji, gdy KSeF odrzuci fakturę?
KK: Należy zweryfikować powód odrzucenia. Jeżeli faktura została odrzucona z powodu niezgodności XML ze schemą, należy poprawić odpowiednie dane i wysłać do KSeF jeszcze raz. Mając pewność, że wysłana faktura nie została wystawiona w KSeF – bo na przykład dostaliśmy komunikat o błędzie struktury – używamy czynności „KSeF/Usuń”. Po jej użyciu można ponownie wysłać ten sam dokument.
Warto podkreślić, że enova365 ma wbudowany mechanizm sprawdzania struktury przed wysyłką, co znacznie redukuje ryzyko odrzucenia faktury przez KSeF.
Daty wystawienia i tryby awaryjne
PK: Wróćmy jeszcze do kwestii dat. Wspominałeś o różnicach między trybem online a offline…
KK: Tak, to kluczowa różnica. W trybie online datą wystawienia faktury jest data jej przesłania i przyjęcia przez KSeF. Powinna być utrzymywana zasada, że data wystawienia faktury w systemie ERP równa się dacie wysłania do KSeF. Innymi słowy – wystawiamy i wysyłamy tego samego dnia.
W trybie offline – kiedy wystawiamy fakturę w sytuacji awaryjnej, np. braku Internetu – datą wystawienia faktury będzie data wystawienia z systemu ERP, czyli data z pola P_1 struktury logicznej eFaktury.
PK: Jak wygląda proces wysyłania w trybie offline w enova365?
KK: W pierwszej kolejności generujemy XML poprzez czynność „Generuj”. W oknie pośrednim zaznaczamy, że fakturę wysyłamy w trybie offline i wybieramy odpowiedni certyfikat – bo do trybu offline potrzebny jest specjalny certyfikat z przeznaczeniem „Podpis linku do weryfikacji wystawcy”.
Dokument zostaje odpowiednio oznaczony. Generujemy wtedy wydruk, który zawiera dwa kody QR odnoszące się do trybu offline. Ten wydruk wysyłamy kontrahentowi. Po ustaniu awarii wysyłamy dokument standardową czynnością „Wyślij” do KSeF.
PK: A co, gdy faktura jest wystawiona wcześniejszą datą?
KK: W sytuacji, gdy wystawiony jest dokument z datą wcześniejszą niż data wysyłki dokumentu do KSeF, po sprawdzeniu statusu takiego dokumentu system automatycznie oznaczy go jako wysłany w trybie offline. To zabezpieczenie przed nieprawidłowym oznaczeniem dat.
Automatyzacja wysyłki i dobre praktyki
PK: Czy w enova365 przewidziana jest automatyczna wysyłka faktur do KSeF?
KK: Tak, i to jest zdecydowanie zalecane rozwiązanie. Istnieje możliwość automatycznej wysyłki do KSeF za pomocą harmonogramu zadań. Możemy zdefiniować zadanie, które będzie wysyłało faktury i pobierało ich statusy w ustalonym czasie.
PK: Jak to działa w praktyce?
KK: Z technicznego punktu widzenia komunikacji z KSeF, enova365 realizuje wysyłkę faktur w sposób interaktywny – każda faktura wysyłana jest jako osobny plik. Operacyjnie można tej wysyłki dokonać dla pojedynczej faktury lub dla wielu zaznaczonych dokumentów.
Jednak zdecydowanie najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie wysyłki automatowi, czyli harmonogramowi zadań. Możemy skonfigurować go tak, aby wysyłał faktury z całego dnia do KSeF np. w godzinach nocnych, a także automatycznie sprawdzał ich status i pobierał numery KSeF.
PK: Jakie zadania automatyczne są dostępne?
KK: Mamy kilka standardowych zadań:
- KSeF Export dokumentów – wyszukuje wszystkie zatwierdzone dokumenty handlowe z bieżącego dnia, które nie zostały jeszcze wysłane do KSeF, i próbuje je wyeksportować.
- KSeF Wysyłanie dokumentów – wyszukuje dokumenty ze statusem „Do wysłania” i wysyła je do KSeF jeden po drugim.
- KSeF Sprawdzenie statusu dokumentów – automatycznie sprawdza, czy dokumenty wysłane wcześniej zostały już przetworzone przez KSeF i pobiera ich numery.
- Powiadomienia o niewysłanych fakturach – sprawdza dokumenty wystawione „na dziś”, które powinny być wysłane, ale nie zostały, i tworzy zadania przypominające dla odpowiednich operatorów.
PK: Czy zalecacie wysyłanie faktur pojedynczo czy w paczkach?
KK: Z operacyjnego punktu widzenia można wysyłać zarówno pojedynczo, jak i zbiorczo zaznaczając wiele dokumentów. Jednak, jak mówiłem, najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie tego harmonogramowi zadań, który zajmie się wszystkim automatycznie.
Od wersji 2512.0.0 mamy także dedykowany proces zbiorczej wysyłki do KSeF, który usprawnia ręczną wysyłkę wielu faktur naraz. To proces workflow, który prowadzi krok po kroku przez sprawdzenie struktury, wysyłkę i sprawdzenie statusu dla wielu dokumentów jednocześnie.
PK: Kiedy faktury powinny być wysyłane?
KK: Zalecane jest, aby faktury były wysyłane niezwłocznie lub tego samego dnia, w którym została utworzona w systemie ERP faktura. Powinna być utrzymywana zasada: data stworzenia faktury w ERP = data wystawienia w KSeF. To najlepsza praktyka, która zapewnia zgodność z wymogami prawnymi i eliminuje wątpliwości co do daty wystawienia.
Podsumowanie i zapowiedź kolejnych artykułów
PK: Karol, dziękuję za tak szczegółowe omówienie kwestii wysyłania dokumentów. Czy mógłbyś jeszcze podsumować najważniejsze punkty dla naszych Czytelników?
KK: Oczywiście. Najważniejsze, co firmy powinny zapamiętać:
- Faktura jest wystawiona dopiero po przyjęciu przez KSeF – samo utworzenie w systemie ERP to za mało.
- Nie ma możliwości anulowania faktury po wysłaniu do KSeF – jedynym rozwiązaniem są korekty.
- Załączniki PDF, jpg i inne nie są obsługiwane – trzeba uzgodnić alternatywne rozwiązania z kontrahentami.
- Automatyzacja to klucz – harmonogram zadań znacznie ułatwia codzienną pracę.
- Status KSeF jest widoczny w systemie – zawsze wiadomo, które faktury zostały wysłane, a które nie.
- Tryb offline to zabezpieczenie – w sytuacjach awaryjnych można wystawiać faktury offline i dosłać je później.
PK: Świetnie. Możemy już zdradzić, że przed nami jeszcze dwie rozmowy z cyklu o KSeF.
W drugiej rozmowie skupimy się na pobieraniu faktur zakupu z KSeF. Omówimy, kiedy faktura jest uznawana za odebraną, jak wygląda automatyczne tworzenie dokumentów zakupu w enova365, co z fakturami z zagranicy oraz jak system zabezpiecza przed podwójnym księgowaniem tych samych dokumentów. To równie ważny temat, bo dotyczy nie tylko wystawiania, ale też odbierania faktur od dostawców.
W trzeciej rozmowie z tego cyklu porozmawiamy o aspektach technicznych – od tokenów autoryzacyjnych, przez wymagane licencje, po kwestie bezpieczeństwa i różnice między tokenem a podpisem elektronicznym. Wyjaśnimy też, jak biura rachunkowe mogą zarządzać kontami KSeF swoich klientów. To będzie techniczny przewodnik dla osób odpowiedzialnych za wdrożenie.
KK: Dokładnie. Czyli łącznie pełen obraz wdrożenia KSeF. Dziękuję za zaproszenie do rozmowy i możliwość przybliżenia przedsiębiorcom tematu KSeF, jak się do niego przygotować i jak wykorzystać możliwości enova365 w tym zakresie. Także do następnego!
O autorach
Karol Kostrzewski
Kierownik Działu Handlowego
Karol prowadzi zespół wdrożeniowców enova365 w obszarach: Handel, BI i Projekty, tworząc procesy dopasowane do automatyzacji i optymalizacji biznesu. Odpowiada także za wdrożenia KSeF oraz przygotowanie i przeszkolenie Klientów, aby bezpiecznie i sprawnie przeszli na nowe wymagania.
Paulina Kubiak
Specjalistka ds. marketingu
Paulina odpowiada za budowanie spójnego wizerunku marki oraz tworzenie angażującego contentu wspierającego komunikację B2B. Koordynuje także organizację webinarów - od koncepcji i harmonogramu po promocję i realizację - dbając o jakość przekazu i doświadczenie uczestników.