Jak SSC Gzella obsługuje do 2 500 faktur miesięcznie z 28 spółek w jednym Workflow enova365
SSC Gzella
Usługi finansowo-księgowe
2025
luty 2026
• Workflow: elektroniczny obieg faktur
• Centralna baza Workflow dla wielu spółek
• Integracja obiegu z KSeF i Ewidencją Dokumentów
Przed wdrożeniem SSC Gzella korzystała z zewnętrznego programu do obiegu faktur, który nie był zintegrowany z systemem finansowo-księgowym. Wszystkie faktury były skanowane, a obieg służył wyłącznie do ich opisu i akceptacji. Zaakceptowane dokumenty trzeba było następnie ręcznie wprowadzać do modułu księgowego. Program działał przez stronę www i często się zawieszał.
Dotychczasowy obieg obejmował tylko faktury kosztowe. Przy dokumentach dotyczących wielu spółek każdorazowo trzeba było ustalić, do którego podmiotu należy faktura, jaki ma charakter i kto powinien ją zaakceptować. Dodatkowym wyzwaniem były dokumenty wymagające niestandardowej ścieżki: faktury poufne, towarowe i paliwowe. Część decyzji o dalszym obiegu dokumentu wymagała więc wiedzy użytkownika i ręcznej obsługi, co zwiększało ryzyko pomyłki.
Z perspektywy wdrożenia kluczowa była wielospółkowa organizacja procesów. Nowy proces musiał jednocześnie uwzględnić wiele źródeł dokumentów, wiele spółek, zróżnicowane ścieżki akceptacji oraz różny poziom poufności i automatyzacji. Dokumenty wpływają z trzech źródeł: poczty e-mail, skanera (dokumenty papierowe) i KSeF, a każdy z nich już na początku procesu musi zostać zakwalifikowany do właściwej spółki i właściwego rodzaju obiegu. W praktyce oznaczało to cztery kluczowe wyzwania:
enova365 była już wykorzystywana w kilku mniejszych spółkach grupy, a księgowość wszystkich podmiotów jest prowadzona w tym systemie. SSC Gzella zależało na ujednoliceniu środowiska, dodaniu nowych rozwiązań integracyjnych i większej automatyzacji procesów. Przeniesienie obiegu faktur do enova365 miało ułatwić i przyspieszyć pracę działu księgowego, dlatego zrezygnowano z dotychczasowego, niezintegrowanego z FK programu.
O wyborze partnera wdrożeniowego zdecydowała przede wszystkim wcześniejsza współpraca przy wdrożeniu w innej spółce grupy, Gzella NET. Pozwoliła ona poznać sposób pracy zespołu COM@COM, którego doświadczenie programistyczne było istotne w projekcie łączącym wiele baz spółek i integracji. Znaczenie miało także doświadczenie całego zespołu: COM@COM jest Platynowym Partnerem enova365 i ma za sobą wdrożenia w firmach, które polecają go jako partnera do dalszej współpracy. Dla SSC Gzella ważne było, aby projekt prowadził partner, który zna zarówno możliwości enova365, jak i specyfikę grupy.
Aneta Leszczyńska
Senior Project Manager COM@COM Sp. z o.o.
Projekt zakładał zbudowanie mechanizmu, w którym system sam steruje sposobem obsługi dokumentów. Rozpoczęto od analizy przedwdrożeniowej procesów obsługi faktur, konfiguracji uprawnień i przygotowania modelu działania. Analizę zakończono pod koniec 2025 roku, a Workflow uruchomiono w lutym 2026 roku. Zakres prac obejmował:
Pierwszym fundamentem rozwiązania jest centralna architektura. Bazy spółek pełnią funkcję źródeł dokumentów i ich odbiorców po zakończeniu procesu, a jedno miejsce realizacji Workflow pozwala ujednolicić akceptacje i ograniczyć powielanie konfiguracji. Drugim fundamentem są cechy systemowe sterujące procesem: oznaczenia kontrahenta, pracownika i dokumentu decydują o spółce, rodzaju obiegu i liczbie poziomów akceptacji. Kontrahenci mogą być oznaczeni jako poufni, towarowi lub paliwowi. Dokument, który nie kwalifikuje się do żadnej z tych kategorii, jest obsługiwany jako standardowa faktura kosztowa.
Zamiast wdrażać wszystkie warianty obiegu jednocześnie, projekt podzielono na etapy. Priorytetem było uruchomienie stabilnego i powtarzalnego procesu dla faktur kosztowych i poufnych, a na tej bazie rozszerzenie rozwiązania o faktury towarowe, paliwowe i kolejne integracje. Obecnie SSC Gzella korzysta ze wszystkich czterech ścieżek.
Żaneta Kalkowska
Główna Księgowa
EKO-TANK Sp. z o.o. / GM7 Stacje Sp. z o.o. / GMPOWER LOGISTIC Sp. z o.o.
Po uruchomieniu Workflow z systemu korzysta około 35 osób, a przez centralny obieg przechodzi miesięcznie 2200-2500 faktur z 28 spółek. Zmiana objęła Sekretariat, osoby akceptujące merytorycznie, Zarząd i dział księgowości.
enova365 Workflow pozwolił przenieść reguły organizacyjne SSC Gzella bezpośrednio do systemu. To system określa, do której spółki należy dokument, jaką ścieżką powinien przejść, czy potrzebny jest drugi poziom akceptacji i kto może zobaczyć jego zawartość. Największą wartość biznesową przyniosło połączenie automatyzacji i uproszczenia: eliminacja zbędnych etapów, automatyczne przypisywanie ścieżek i definicji dokumentów oraz zintegrowanie procesów w jednym systemie.
Wszystkie faktury są obsługiwane w enova365: od pobrania z KSeF, przez akceptację, po zaksięgowanie. Zaakceptowany dokument wraca do Ewidencji Dokumentów właściwej spółki, bez przenoszenia danych z zewnętrznego programu. Od niedawna z poziomu Ewidencji Dokumentów można też podejrzeć historię akceptacji faktury. Jeden system oznacza wygodniejszą pracę, bez logowania się do innych programów.
Wcześniej elektroniczny obieg obejmował wyłącznie faktury kosztowe. Dziś przez Workflow przechodzą wszystkie cztery rodzaje faktur: kosztowe, poufne, towarowe i paliwowe, każdy według własnej ścieżki. Faktury towarowe i paliwowe trafiają do Księgowości automatycznie, bez ręcznego przekierowywania. Dokumenty poufne są obsługiwane w osobnym procesie, z ograniczonym dostępem do kwot i załączników.
Dla Zarządu istotnym usprawnieniem jest akceptacja zbiorcza, która przyspiesza zatwierdzanie dużej liczby dokumentów. Użytkownicy mają udostępnioną minimalną liczbę pól, dzięki czemu zatwierdzanie i przeglądanie dokumentów przebiega sprawnie i nie wymaga wielu kliknięć.
Obieg wspierają mechanizmy pilnujące terminów: codzienne wiadomości e-mail z listą dokumentów oczekujących na akceptację, eskalacja do Zarządu dokumentów pozostających bez obsługi ponad 7 dni oraz wizualne oznaczenie dokumentów ze zbliżającym się lub przekroczonym terminem płatności. Księgowość może cofnąć dokument do dowolnego wcześniejszego etapu, jeśli wykryje błąd.
Żaneta Kalkowska
Główna Księgowa
EKO-TANK Sp. z o.o. / GM7 Stacje Sp. z o.o. / GMPOWER LOGISTIC Sp. z o.o.
Dla SSC Gzella kluczowe było ujednolicenie środowiska: księgowość wszystkich spółek grupy jest prowadzona w enova365, a od lutego 2026 roku w tym samym systemie odbywa się również obieg faktur. Jeden centralny Workflow obsługuje dokumenty z 28 spółek, a reguły obiegu, takie jak rodzaj ścieżki, drugi poziom akceptacji czy poufność dokumentu, zostały zapisane w systemie. Na tej bazie rozwiązanie może być rozszerzane o kolejne automatyzacje i integracje. enova365 była już wykorzystywana w kilku mniejszych spółkach, dlatego zależało nam na ujednoliceniu systemu, dodaniu nowych rozwiązań integracyjnych i większej automatyzacji procesów.
Wszystkie faktury mamy dziś w jednym programie, od pobrania ich z KSeF, przez akceptacje, po zaksięgowanie. Od niedawna widzimy też historię akceptacji faktury z poziomu ewidencji dokumentów. Jeden system oznacza wygodniejszą pracę, bez logowania się do innych programów.
enova365 zdecydowanie możemy polecić organizacjom, które prowadzą księgowość wielu podmiotów i chcą uporządkować obieg dokumentów w jednym środowisku. Wyróżnia go modułowa budowa, wspólna platforma dla księgowości i obiegu dokumentów oraz regularne aktualizacje zgodne ze zmianami przepisów, w tym w zakresie KSeF.
Z zespołem COM@COM współpracowaliśmy już wcześniej przy wdrożeniach programu finansowo-księgowego w spółkach należących do grupy. Wdrożenie uwzględniało wiele integracji z innymi systemami, liczne rozwiązania poprawiające automatyzację i indywidualne potrzeby biznesowe, dlatego wiedzieliśmy, jak będzie wyglądała współpraca.
Zespół przełożył nasze zasady akceptacji, poufności i podziału dokumentów między spółki na konkretne reguły w systemie. Etapowe prowadzenie projektu pozwoliło najpierw ustabilizować obieg faktur kosztowych i poufnych, a następnie rozszerzyć go o faktury towarowe i paliwowe. Wdrożenie zostało zrealizowane zgodnie z harmonogramem. Dziś rozwiązanie dalej rozwijamy we współpracy z COM@COM.
COM@COM możemy polecić jako partnera, który łączy znajomość enova365 z umiejętnością przełożenia procesów organizacji na konkretne rozwiązania w systemie. W projektach obejmujących wiele spółek i integracji szczególnie ważne jest, aby wdrożenie prowadził zespół rozumiejący zarówno możliwości technologii, jak i specyfikę klienta.