W dobie cyfryzacji administracji publicznej oraz wzrostu znaczenia elektronicznych form komunikacji, coraz większe znaczenie zyskują e-doręczenia. To nowoczesna usługa, która stanowi cyfrowy odpowiednik listu poleconego z elektronicznym potwierdzeniem odbioru. Pozwala na bezpieczną wymianę korespondencji między administracją publiczną, przedsiębiorcami i obywatelami.

E-doręczenia są obsługiwane przez Krajowy System e-Doręczeń (KSeD) i gwarantują integralność oraz autentyczność przesyłanych dokumentów. W praktyce oznacza to, że wprowadzenie tego systemu eliminuje konieczność wysyłania tradycyjnych listów poleconych oraz pozwala na szybkie i wygodne zarządzanie korespondencją.

Kluczowe terminy wdrożenia e-doręczeń

Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, e-doręczenia będą wdrażane stopniowo dla kolejnych grup podmiotów:

• 1 stycznia 2025 r. – obowiązek korzystania z e-doręczeń obejmie podmioty publiczne i niektórych przedsiębiorców, w tym osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza.
• 1 kwietnia 2025 r. – kolejną grupą zobowiązaną do wdrożenia e-doręczeń będą podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r.
• 1 lipca 2025 r. – podmioty gospodarcze zarejestrowane w CEDiG do 31 grudnia 2024 r., w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r.
• 1 października 2026 r. – podmioty gospodarcze zarejestrowane w CEDiG do 31 grudnia 2024 r.
• 1 października 2029 r. – sądy i trybunały, prokuratura.

Oznacza to, że od kwietnia 2025 r. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (Sp. z o.o.), spółki akcyjne (S.A.), spółki partnerskie oraz spółdzielnie będą miały obowiązek korzystania z systemu e-doręczeń do prowadzenia oficjalnej korespondencji z administracją publiczną.

Jak założyć konto w systemie e-doręczeń?

Przedsiębiorcy, którzy chcą dostosować się do nadchodzących zmian, powinni wykonać kilka kluczowych kroków:

1. Założenie konta w Krajowym Systemie e-Doręczeń – należy wejść na oficjalną stronę KSeD, wypełnić wymagane dane, w tym informacje o firmie oraz adres do doręczeń elektronicznych.
2. Podpisanie wniosku – dokument można podpisać podpisem kwalifikowanym lub za pomocą podpisu zaufanego.
3. Aktywacja darmowej skrzynki e-doręczeń – od tego momentu firma jest zobowiązana do bieżącego monitorowania korespondencji urzędowej, jej archiwizacji oraz zarządzania przesyłkami.

Korzyści z wdrożenia e-doręczeń

Wdrożenie e-doręczeń w firmie przynosi wiele korzyści, m.in.:

• Oszczędność czasu i kosztów – brak potrzeby wysyłania tradycyjnych listów poleconych.
• Bezpieczeństwo – szyfrowana korespondencja gwarantuje ochronę danych.
• Pełna zgodność z przepisami – obowiązek ustawowy.
• Automatyzacja procesów – integracja z systemami ERP, takimi jak enova365, ułatwia zarządzanie dokumentacją.

Jak enova365 pomaga w obsłudze e-doręczeń?

Dodatek e-Doręczenia w enova365 zapewnia integrację z tą usługą, umożliwiając wysyłanie i odbieranie wiadomości bezpośrednio z poziomu systemu.

• Dodatek e-Doręczenia pozwala na pełną synchronizację z API usługi publicznej. Wiadomości mogą być pobierane ręcznie lub automatycznie oraz za pomocą Harmonogramu Zadań.
• Dodatek e-doręczenia, dzięki odpowiedniej konfiguracji, umożliwia efektywne zarządzanie widocznością wiadomości przychodzących i wychodzących.
• Dla wiadomości odbieranych i wysyłanych za pomocą e-Doręczeń zostały przygotowane listy, które stanowią odzwierciedlenie folderów dostępnych w usłudze e-Doręczenia.

Standardowy proces Przygotuj e-Doręczenie może być uruchamiany również w Panelu Workflow lub automatycznie jako odpowiedź do wiadomości przychodzących. W zależności od potrzeby możliwe jest przekazanie pisma wychodzącego do akceptacji wybranego operatora lub bezpośrednie wysłanie wiadomości.

Integracja e-doręczeń z systemami ERP: enova365

Dla firm korzystających z nowoczesnych narzędzi do zarządzania procesami biznesowymi kluczowa jest możliwość integracji systemu ERP z e-doręczeniami. Przykładem takiego rozwiązania jest enova365, który oferuje funkcjonalności wspierające e-doręczenia.

Jak enova365 pomaga w obsłudze e-doręczeń?

Wdrażanie e-doręczeń w firmach może być znacząco ułatwione dzięki integracji z systemami ERP. Przykładem takiego rozwiązania jest enova365, który oferuje pełną integrację z publiczną usługą e-doręczeń. Dzięki temu użytkownicy mogą bezpośrednio z poziomu systemu:

• Wysyłać i odbierać wiadomości urzędowe oraz biznesowe w formie elektronicznej.
• Synchronizować statusy wysłanych wiadomości.
• Pobierać potwierdzenia wysyłki i odbioru.

Integracja ta zapewnia automatyzację procesów oraz pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi.

Kroki przygotowawcze do wdrożenia e-doręczeń w enova365

Aby rozpocząć korzystanie z e-doręczeń w systemie enova365, należy:

1. Założyć i aktywować skrzynkę e-doręczeń – za pomocą profilu zaufanego lub aplikacji mObywatel.
2. Zainstalować dodatek Soneta e-doręczenia – dostępny w ofercie enova365.
3. Skonfigurować dostęp enova365 do e-doręczeń – umożliwiając pełną integrację i automatyzację procesów związanych z korespondencją elektroniczną.

Dzięki tym krokom przedsiębiorstwa mogą w pełni wykorzystać potencjał e-doręczeń, zapewniając sobie nowoczesne i efektywne narzędzie komunikacji.

Podsumowanie

E-doręczenia stanowią kluczowy element cyfryzacji administracji i biznesu w Polsce. Obowiązek ich stosowania od kwietnia 2025 r. obejmie kolejne podmioty gospodarcze, w tym spółki prawa handlowego. Firmy, które chcą sprawnie dostosować się do tych zmian, powinny już teraz przygotować się na wdrożenie e-doręczeń oraz zweryfikować, czy ich system ERP obsługuje nową formę komunikacji.

Dzięki enova365, proces ten może być w pełni zautomatyzowany, co pozwala przedsiębiorcom skupić się na prowadzeniu biznesu bez obaw o zgodność z nowymi regulacjami. Inwestycja w nowoczesne narzędzia wspierające e-doręczenia to nie tylko obowiązek, ale także szansa na usprawnienie obiegu dokumentów, poprawę bezpieczeństwa danych oraz redukcję kosztów operacyjnych.