Hel-Wita
Wyzwania:
- Funkcjonowanie na wielu rynkach powoduje, że firma stanęła przed wyzwaniem wielojęzycznej obsługi klientów. Ujednolicenie dokumentacji związanej z prowadzonymi rozliczeniami nie jest łatwym zadaniem. Korzyści upatrywano we wdrożeniu systemu, który przełoży się na zwiększenie efektywności pracy, a w dalszej kolejności - przyczyni się do wzrostu satysfakcji klientów.
- HEL-WITA postanowiła również udoskonalić integrację działalności produkcyjnej z handlową. Dotychczas w polskiej filii wykorzystywano oprogramowanie z niemieckiej spółki-matki. W praktyce okazywało się jednak, że nie jest ono aktualizowane, podobnie jak przetwarzane dane. Nie było także dostosowane do polskich przepisów prawa (m.in. brak prowadzenia gospodarki magazynowej wg. FIFO). Migracja informacji stała się na tyle kłopotliwa, że z trudem przychodziło pracownikom wykonywanie bieżących obowiązków.
Zarząd spółki potrzebował kompleksowego systemu. Uznano, że na rozwiązywanie pojedynczych problemów jest już za późno. Pełną obsługę zaoferowała przedsiębiorstwu HEL-WITA polska firma COM@COM, która od lat zajmuje się wdrażaniem informatycznych usprawnień.
Po konsultacjach związanych z precyzyjnym wyznaczeniem obszarów, które trzeba udoskonalić, szczególny nacisk położono na aspekt językowy oraz na proces produkcyjny. Prowadzenie działalności zarówno po polsku i niemiecku to nie tylko kwestia tłumaczeń kluczowych dokumentów. COM@COM musiało dostosować swoje propozycje do norm prawnych, które obowiązują po dwóch stronach Odry.
Rozwiązania:
Wyjściem z sytuacji okazało się w przypadku współpracy firm HEL-WITA i COM@COM stopniowe wdrożenie systemu enova365.
To popularne oprogramowanie ERP, które już w niejednym przedsiębiorstwie przyczyniło się do udoskonalenia pracy na poziomie operacyjnym.
Specjaliści COM@COM zaproponowali zastosowanie modułów należących do pakietu platynowego.
To popularne oprogramowanie ERP, które już w niejednym przedsiębiorstwie przyczyniło się do udoskonalenia pracy na poziomie operacyjnym.
Specjaliści COM@COM zaproponowali zastosowanie modułów należących do pakietu platynowego.
To rozszerzona wersja oprogramowania, która jest przeznaczona dla najbardziej renomowanych i wymagających klientów.
Składa się m.in. z modułu Kadry i Płace, Księga Handlowa, Księga Inwentarzowa czy elementów systemu napisanych z myślą o dziale handlu oraz produkcji.
Składa się m.in. z modułu Kadry i Płace, Księga Handlowa, Księga Inwentarzowa czy elementów systemu napisanych z myślą o dziale handlu oraz produkcji.
KORZYŚCI
Pierwsze efekty zauważono już po kilku tygodniach. Pracownicy HEL-WITA zwracają szczególną uwagę na łatwość w obsłudze oprogramowania - to zasługa szkoleń będących częścią procesu wdrożeniowego COM@COM.
Zrozumienie funkcjonowania poszczególnych modułów jest bardzo proste, ale wymaga przyzwyczajenia. Po czasie okazało się jednak, że wiele funkcji pozwoliło znacząco zwiększyć skuteczność bieżących działań.
Oto kilka aspektów, które udało się zastosować:
- skuteczny mechanizm akceptacji dokumentów,
- wielojęzyczny wydruk na firmowym papierze,
- rozbudowany moduł produkcji,
- mechanizm szacowania technologii.
“System enova365 jest dla naszej firmy jak drugi oddech. Dokonane modyfikacje nie zmieniły całkowicie funkcjonowania HEL-WITA, ale z pewnością przyczyniły się do usprawnienia codziennej pracy. Powodzenie współpracy z COM@COM wynika moim zdaniem głównie z faktu, że dołożono wszelkich starań, aby zrozumieć nasze potrzeby. Pozwoliło to bezpośrednio na nie odpowiedzieć, więc mogę uznać, że jesteśmy bardzo zadowoleni.” - podkreśla Sebastian Fudala, główny księgowy HEL-WITA.
Skuteczny mechanizm akceptacji dokumentów: Faktury sprzedaży i dokumenty magazynowe mogą być wydrukowane wyłącznie wtedy, gdy uzyskają potwierdzenie uprawnionej osoby. Rozwiązaniem okazało się dodanie przycisku, dzięki któremu można dokonać szybkiej, grupowej akceptacji zaznaczonych dokumentów, bez konieczności pojedynczego otwierania w celu zatwierdzenia dokumentu.
Wielojęzyczny wydruk na firmowym papierze: Do systemu enova365 wprowadzono szereg usprawnień, które pozwalają na uniwersalną obsługę kontrahenta. O nowe pozycje i opcje rozbudowano okno parametrów wydruku. Od teraz ustawienie układu spójnego z przygotowanym szablonem jest znacznie prostsze. Co więcej, fakturę można wydrukować od razu z dokumentem wydania magazynowego. Jeśli pracownik obsługuje stałego kontrahenta z Niemiec lub z Polski może ustawić język domyślny. Dzięki dokonanemu wcześniej wyborowi języka obsługi kontrahenta dostępna jest wersja, którą można w razie potrzeby szybko zmienić, gdyby klient zażyczył sobie sporządzenia faktury w innym języku.
Wielojęzyczny wydruk na firmowym papierze: Do systemu enova365 wprowadzono szereg usprawnień, które pozwalają na uniwersalną obsługę kontrahenta. O nowe pozycje i opcje rozbudowano okno parametrów wydruku. Od teraz ustawienie układu spójnego z przygotowanym szablonem jest znacznie prostsze. Co więcej, fakturę można wydrukować od razu z dokumentem wydania magazynowego. Jeśli pracownik obsługuje stałego kontrahenta z Niemiec lub z Polski może ustawić język domyślny. Dzięki dokonanemu wcześniej wyborowi języka obsługi kontrahenta dostępna jest wersja, którą można w razie potrzeby szybko zmienić, gdyby klient zażyczył sobie sporządzenia faktury w innym języku.
Rozbudowany moduł produkcji: To jedna z największych zalet wprowadzenia systemu enova365. Wprowadzono m.in. możliwość weryfikacji poprawności tworzenia dokumentów produkcyjnych, a także kontroli ilości surowców na poziomie tworzenia zleceń produkcyjnych. Przygotowane podlisty stanów minimalnych towarów oraz sztuklista wspomagają odpowiednio współpracę między pracownikami działu handlu i produkcji. Specjalnie zaprojektowany wydruk technologii szczegółowej pozwala prześledzić produkcję od samego początku do końca wraz z uwzględnieniem kosztów na każdym etapie produkcji.
Mechanizm szacowania technologii: Zwieńczeniem wprowadzonych usprawnień jest dedykowany mechanizm szacowania technologii. Produkt, który nigdy nie był na magazynie i nie posiada ceny zakupu jest sporym problemem przy sprzedaży. W tym celu Operator może z poziomu technologii zapisać szacowany koszt produkcji towaru jako jego ostatnią cenę zakupu. Wówczas dział handlowy posiada informację o szacowanym koszcie produktu, natomiast w systemie zostaje zanotowana stosowna informacja. Odpowiednio dostosowany moduł Harmonogramu Zadań czuwa nad aktualnością kursu walut oraz szacowań technologii. Dzięki temu, dział handlowy może poznać przewidywany koszt prowadzenia prac nad produktem. Dane o aktualnym koszcie produkcji są pokazywane na zakładce towaru. Szczególne korzyści zostały zauważone i docenione przez firmę, która dzięki systemowi enova365 znacząco usprawniła zachodzące w niej procesy.