Grupa Mardom przed wdrożeniem systemu enova365 zmagała się z szeregiem wyzwań, szczególnie w obszarze kadrowo-płacowym. Jednym z głównych problemów była rejestracja i weryfikacja czasu pracy pracowników zmianowych, która w połączeniu ze skomplikowanym systemem naliczania wynagrodzeń oraz premii – powiązanych z różnymi czynnikami – stanowiła duże obciążenie organizacyjne. Procesy te wymagały pilnej optymalizacji, by zapewnić ich poprawność i sprawność działania.
Kolejnym wyzwaniem była potrzeba cyfryzacji i uproszczenia komunikacji wewnętrznej z pracownikami – Grupa Mardom dostrzegała rosnące oczekiwania w zakresie dostępności elektronicznych rozwiązań. W odpowiedzi na to pojawiła się potrzeba wdrożenia elektronicznego obiegu wniosków pracowniczych, co miało zwiększyć efektywność i wygodę użytkowania systemu przez personel.
Dodatkowym, istotnym aspektem była konieczność korzystania z oprogramowania, które będzie regularnie aktualizowane w zgodzie z dynamicznie zmieniającym się prawem. Dotychczasowe, dostosowywane indywidualnie rozwiązania, przestały nadążać za potrzebami rozwijającej się organizacji, co generowało wiele pracy po stronie działu HR i operatorów systemu, a także narażało procesy na ryzyko błędów i awarii.
W efekcie tych trudności firma zdecydowała się poszukiwać kompleksowego, nowoczesnego rozwiązania, które odpowie zarówno na wyzwania technologiczne, jak i zapewni stabilność oraz zgodność z przepisami – tym rozwiązaniem okazał się system enova365.
Proces decyzyjny Grupy Mardom dotyczący wyboru systemu ERP enova365 był poprzedzony staranną analizą potrzeb organizacji oraz dokładnym rozeznaniem rynku. Firma przez dłuższy czas poszukiwała odpowiedniego rozwiązania, rozważając zarówno potencjał dotychczas wykorzystywanego oprogramowania wewnętrznego, jak i analizując dostępne opcje zewnętrzne. W ramach poszukiwań przeprowadzono research rozwiązań wykorzystywanych w branżach o podobnych wymaganiach technologicznych i operacyjnych.
Kluczowymi kryteriami, jakie Grupa Mardom wzięła pod uwagę przy wyborze nowego systemu, były:
Finalna decyzja o wyborze systemu enova365 wynikała więc z dopasowania jego standardowych funkcji do specyfiki i skali działalności Grupy Mardom oraz pewności, że wdrożenie przeprowadzi doświadczony partner, zdolny zapewnić zarówno techniczne wsparcie, jak i strategiczne podejście do transformacji systemów kadrowo-płacowych.
Aneta Leszczyńska
Project Manager COM@COM Sp. z o.o.
Wdrożenie systemu enova365 w Grupie Mardom objęło kluczowe obszary kadrowo-płacowe, koncentrując się na module Kadry i Płace oraz pulpitach pracowniczych i kierowniczych. Projekt został przeprowadzony zgodnie z uporządkowanym harmonogramem, obejmującym wszystkie niezbędne etapy, od analizy po uruchomienie systemu w codziennej pracy użytkowników.
Proces wdrożeniowy rozpoczął się od analizy przedwdrożeniowej, która trwała dwa miesiące i pozwoliła na precyzyjne zdefiniowanie potrzeb organizacji. Następnie przystąpiono do zasadniczych działań:
Całość wdrożenia, realizowana od września 2024 do marca 2025, trwała siedem miesięcy i wymagała intensywnego zaangażowania zarówno ze strony klienta, jak i zespołu wdrożeniowego.
W trakcie projektu pojawiły się istotne wyzwania. Szczególnym utrudnieniem okazało się nałożenie się kilku krytycznych procesów w jednym czasie – równolegle realizowano testy naliczania wynagrodzeń w dwóch systemach (dotychczasowym i enova365), a także weryfikowano działanie nowych mechanizmów dotyczących czasu pracy oraz rozbudowanego arkusza premiowego. Dodatkowo, konieczne okazało się uwzględnienie nowych, wcześniej nieprzewidzianych funkcjonalności, co wymagało szybkiej adaptacji po stronie zespołu wdrożeniowego.
Równolegle trwało również wdrożenie nowego elementu w organizacji – pulpitów pracowniczych i kierowniczych, co stanowiło istotną zmianę dla całej Grupy Mardom. Te równoległe działania wymagały ścisłej koordynacji i intensywnej komunikacji między zespołami. Kluczową rolę odegrało doświadczenie COM@COM – partnera wdrożeniowego, który odpowiednio pokierował pracami w tym dynamicznym czasie. Istotne znaczenie miała także postawa zespołu Grupy Mardom – otwartość na zmiany, aktywne uczestnictwo w procesie oraz gotowość do nauki nowego systemu.
Dzięki wspólnemu zaangażowaniu i efektywnej współpracy, wdrożenie zakończyło się sukcesem. Przeciętny użytkownik potrzebował około dwóch miesięcy, aby sprawnie rozpocząć samodzielną pracę w systemie enova365 – oczywiście przy wsparciu szkoleń, które odegrały istotną rolę w procesie adaptacji.
Joanna Groszkowska
Dyrektor Personalny MARDOM PRO Sp. z o.o.
Po zakończonym wdrożeniu systemu enova365 w Grupie Mardom, firma odnotowała szereg istotnych i mierzalnych korzyści. Z systemu korzysta obecnie około 5 operatorów HR, a także około 650 pracowników za pośrednictwem Pulpitów Pracowniczych oraz około 60 kierowników dzięki Pulpitom Kierowniczym. To właśnie pracownicy działu HR, kierownicy oraz szeroka grupa zatrudnionych odczuli największe korzyści z implementacji systemu – przede wszystkim w postaci usprawnionych procesów, zwiększonej przejrzystości danych oraz skrócenia czasu realizacji zadań.
Po wdrożeniu Grupa Mardom w pełni samodzielnie obsługuje wszystkie wdrożone funkcjonalności. Umowa serwisowa podpisana z COM@COM obejmuje bieżącą obsługę zgłoszeń, realizację usprawnień oraz zadań rozwojowych zgłaszanych przez Klienta. Dzięki temu firma ma pełną kontrolę nad systemem i jego dalszym rozwojem.
Wdrożenie enova365 skutecznie odpowiedziało na wcześniej zidentyfikowane wyzwania:
Projekt od początku zakładał oszczędność na poziomie 160 godzin miesięcznie w wyniku automatyzacji procesów związanych z ewidencją i rozliczaniem czasu pracy. Po wdrożeniu udało się osiągnąć optymalizację do poziomu 240 godzin miesięcznie, co pozwoliło na dalszą reorganizację procesu ewidencji danych produkcyjnych.
Równie spektakularne okazały się oszczędności finansowe – przy pierwotnych założeniach wynoszących 175 000 zł rocznie, rzeczywiste efekty to aż 228 000 zł rocznie.
Wdrożenie wpłynęło także na wzrost efektywności załogi. Przeniesienie odpowiedzialności za ewidencjonowanie czasu pracy na pracowników oraz za jego rozliczenie – na kierowników – pozwoliło umieścić odpowiedzialność w najbardziej właściwych punktach struktury organizacyjnej. Podobnie stało się z rozliczaniem premii – kierownik przyznaje i rozlicza premie w systemie.
Dzięki temu czas naliczania listy płac skrócił się z 8 do 4 dni roboczych, co stało się jednym z kluczowych KPI monitorowanych przez organizację. Kolejnym miernikiem efektywności jest stopień automatyzacji procesów w HR, który wzrósł z 35% do 60% po wdrożeniu enova365 – a organizacja dostrzega dalszy potencjał rozwoju.
Ponadto wdrożenie pulpitów znacząco ograniczyło obieg papierowych dokumentów. Pracownicy mają teraz w aplikacji dostęp do informacji zgromadzonych w ich teczkach, mogą uzupełniać dane, dostarczać brakujące dokumenty i mieć stały wgląd w stan swoich uprawnień. Co więcej, system stał się kanałem komunikacji wewnętrznej – ogólnofirmowe informacje trafiają bezpośrednio do aplikacji pracowników, z możliwością ich komentowania i zadawania pytań.
Największą korzyścią, wskazywaną przez Grupę Mardom, jest stabilność systemu i bezpieczeństwo naliczania wynagrodzeń. To fundament, na którym oparto dalsze usprawnienia – automatyzację rozliczeń czasu pracy oraz stworzenie przestrzeni do wdrażania kolejnych rozwiązań bez konieczności inwestowania w dodatkowe aplikacje.
Co więcej, wdrożenie przyniosło również niespodziewane, pozytywne efekty – m.in. dodatkowe oszczędności roboczogodzin oraz uświadomienie sobie, że system może skutecznie zabezpieczać kolejne procesy organizacyjne. Firma dostrzegła, że enova365 może być platformą nie tylko do obsługi kadr i płac, ale również do dalszego rozwoju w zakresie automatyzacji szkoleń wewnętrznych czy prowadzenia elektronicznych teczek pracowniczych.
Grupa Mardom, jako organizacja procesowa, zyskała narzędzie, które realnie wspiera jej strategię działania i pozwala skutecznie minimalizować ryzyko błędów ludzkich poprzez systemowe zabezpieczenia kluczowych procesów.
Joanna Groszkowska
Dyrektor Personalny MARDOM PRO Sp. z o.o.
System enova365 z pełnym przekonaniem rekomendujemy jako nowoczesne i sprawdzone narzędzie do obsługi procesów HR. To rozwiązanie, które łączy szeroki zakres funkcjonalności z możliwością dalszej rozbudowy i automatyzacji. Dzięki elastycznej architekturze oraz systematycznym aktualizacjom zgodnym z przepisami prawa, enova365 doskonale sprawdza się w dynamicznych, rozwijających się organizacjach.
Dla Grupy Mardom wdrożenie enova365 przełożyło się na realne oszczędności czasu i kosztów, wzrost efektywności zespołów oraz uporządkowanie i ujednolicenie procesów kadrowo-płacowych. Automatyzacja ewidencji czasu pracy, skrócenie procesu naliczania wynagrodzeń oraz przejście na elektroniczny obieg dokumentów to tylko niektóre z kluczowych efektów.
Co równie istotne – enova365 nie zamyka organizacji w sztywnych ramach, lecz pozostawia przestrzeń na dalszy rozwój. Już teraz Grupa Mardom planuje wdrożenie kolejnych modułów, takich jak elektroniczna teczka pracownicza czy moduł do szkoleń wewnętrznych. To pokazuje, że enova365 to system nie tylko na dziś, ale i na przyszłość – wspierający cyfrową transformację w długiej perspektywie.
Kluczem do sukcesu każdego wdrożenia – poza wyborem odpowiedniego systemu – jest również wybór partnera, z którym ten system zostanie wdrożony. W przypadku Grupy Mardom takim partnerem była firma COM@COM, której procesowe podejście, zrozumienie specyfiki organizacji oraz elastyczność we wdrażaniu rozwiązań dedykowanych miały ogromne znaczenie.
Zespół wdrożeniowy COM@COM wykazał się nie tylko wysoką kompetencją techniczną, ale również umiejętnością słuchania i realnego wspierania klienta w całym, wieloetapowym procesie. Szczególnie cenne okazało się ich podejście do kastomizacji – COM@COM nie oferowało gotowych szablonów, lecz rozwiązania skrojone na miarę, odpowiadające na konkretne potrzeby Grupy Mardom.
Dzięki tej współpracy firma nie tylko wdrożyła skutecznie system enova365, ale również odkryła jego szerszy potencjał jako narzędzia do dalszej automatyzacji procesów. COM@COM to partner godny zaufania – zarówno w projektach o dużej skali, jak i w długofalowej współpracy rozwojowej.
