Unijna Dyrektywa 2023/970 stanowi jedno z najważniejszych rozwiązań legislacyjnych ostatnich lat w obszarze polityki wynagrodzeń. Jej wprowadzenie oznacza dla przedsiębiorstw w całej Europie konieczność dostosowania procedur wewnętrznych, systemów raportowania oraz zasad wynagradzania do nowych, bardziej rygorystycznych standardów.
Podstawowym celem dyrektywy jest ograniczenie luki płacowej pomiędzy kobietami i mężczyznami oraz zapewnienie wszystkim pracownikom prawa do równego wynagrodzenia za tę samą lub porównywalną pracę. Regulacje te kładą nacisk na przejrzystość procesów kadrowych, obowiązek systematycznego raportowania oraz konieczność wdrożenia obiektywnych kryteriów wartościowania stanowisk.
W praktyce nowe przepisy wymagają od pracodawców nie tylko większej transparentności, ale również gruntownego uporządkowania polityki płacowej – od procesu rekrutacji, przez ścieżki awansu, aż po bieżące informowanie pracowników o przysługujących im prawach. Z kolei dla pracowników oznacza to uzyskanie narzędzi pozwalających na realną weryfikację równości traktowania w miejscu pracy.
Spis treści
Najważniejsze założenia dyrektywy:
Likwidacja luki płacowej
Przedsiębiorcy będą zobowiązani do monitorowania i raportowania różnic w wynagrodzeniach. Luka płacowa to różnica średniego wynagrodzenia brutto kobiet i mężczyzn wykonujących tę samą lub porównywalną pracę.
Oblicza się ją ze wzoru:
gdzie:
m = średnie wynagrodzenie brutto mężczyzn,
k = średnie wynagrodzenie brutto kobiet,
x = procentowa wartość luki płacowej.
Przykład
Załóżmy, różnica pomiędzy kobietą a mężczyzną wykonujących tę samą pracę przedstawia się następująco:
Średnie miesięczne wynagrodzenie mężczyzn wynosi 9000 zł.
Średnie miesięczne wynagrodzenie kobiet wynosi 6400 zł.
Obliczenia:
W tym przykładzie luka płacowa wynosi 28,88 %, co oznacza, że kobiety zarabiają średnio o 28,88 % mniej niż mężczyźni.
Jasne kryteria wyceny pracy czyli wartościowanie stanowisk pracy
Wynagrodzenie ma opierać się na obiektywnych elementach, takich jak kompetencje, doświadczenie czy zakres odpowiedzialności. Wartościowanie stanowisk pracy muszą obejmować kluczowe kryteria:
a) Kompetencje i umiejętności
- obejmują poziom wiedzy wymagany do wykonywania obowiązków,
- znaczenie ma zarówno ogólna wiedza zawodowa, jak i specjalistyczne kwalifikacje potrzebne w danym sektorze,
- pracownik powinien dysponować zestawem umiejętności adekwatnych do charakteru stanowiska.
b) Doświadczenie zawodowe
- liczy się praktyka zdobyta w określonej branży lub obszarze działalności,
- im większe doświadczenie, tym większy potencjał efektywności,
- sam staż pracy nie powinien być automatycznie powiązany z wyższą płacą, jeśli nie przekłada się na jakość wykonywanych zadań.
c) Zakres odpowiedzialności
- obejmuje m.in. zarządzanie zespołem, nadzór nad budżetem, realizację projektów czy podejmowanie decyzji strategicznych,
- im szerszy obszar odpowiedzialności, tym wyższy poziom wynagrodzenia.
d) Kategorie stanowisk i widełki płacowe
- każde stanowisko należy przyporządkować do odpowiedniej kategorii,
- dla każdej kategorii ustala się odrębne widełki wynagrodzeń,
- kryteria wartościowania muszą być neutralne pod względem płci i opierać się na obiektywnych parametrach.
e) Struktura wynagrodzeń
- powinna gwarantować równość płac za tę samą lub porównywalną pracę,
- obejmuje wszystkie stanowiska funkcjonujące w organizacji,
- jej celem jest możliwość oceny, czy pracownicy znajdują się w porównywalnej sytuacji zawodowej,
- polityka wynagradzania powinna jasno wskazywać pracownikowi ścieżkę rozwoju i awansu.
f) Transparentność systemu płac
- każdy pracownik powinien rozumieć, w jaki sposób kształtowane jest jego wynagrodzenie,
- struktura płac ma jednocześnie pełnić rolę mapy kariery w firmie.
g) Eliminacja dyskryminacji
- nierówne płace za tę samą pracę lub pracę o zbliżonej wartości są naruszeniem przepisów, jeśli wynikają z powodów innych niż obiektywne kryteria,
- niedopuszczalna jest dyskryminacja ze względu na płeć, wiek, rasę, niepełnosprawność czy światopogląd.
h) Składniki wynagrodzenia
- zgodnie z dyrektywą obejmują nie tylko płacę podstawową czy minimalną, ale również wszelkie inne świadczenia pieniężne i rzeczowe (np. premie, nagrody, samochód służbowy, dodatki jubileuszowe, benefity),
- należy unikać premii uznaniowych, które nie spełniają wymogów przejrzystości i mogą rodzić nierówności, mogą być traktowane jako swobodna decyzja pracodawcy,
- premiowanie powinno być oparte o jasne i opisane w regulaminach zasady.
Transparentność w rekrutacji
Pracodawcy będą musieli informować kandydatów o widełkach płacowych już na etapie ogłoszenia o pracę.
Jak powinny być eliminowane nierówności:
a) Neutralność ogłoszeń
- ogłoszenia muszą być sformułowane w sposób przejrzysty i niedyskryminujący,
- należy jasno wskazać, jakie obowiązki będą wiązać się ze stanowiskiem oraz do kogo jest ono skierowane.
b) Informacje o wynagrodzeniu
- pracodawca zobowiązany jest ujawniać wysokość wynagrodzenia już w ogłoszeniu o pracę,
- wystarczy podanie widełek płacowych w formie miesięcznej kwoty „od–do”,
- przedział nie może być zbyt szeroki,
- informacje powinny być dostępne kandydatowi jeszcze przed podpisaniem umowy (np. w treści ogłoszenia, linku do regulaminu wynagradzania czy jako fragment dokumentu wewnętrznego).
c) Zakaz pytania o wcześniejsze zarobki
- kandydaci nie mogą być proszeni o ujawnianie wynagrodzeń z poprzednich miejsc pracy,
- pracodawca i rekruter nie mogą podejmować działań zmierzających do zdobycia takich informacji.
d) Transparentność zasad awansu i podwyżek
- pracodawca powinien zapewnić dostęp do informacji o poziomach wynagrodzeń w firmie,
- konieczne jest jasne określenie zasad progresji płacowej, obejmującej zarówno awanse, jak i podwyżki,
- dzięki temu proces rekrutacji jest bardziej przejrzysty, a ryzyko nierównego traktowania – ograniczone.
Prawo do informacji
Każdy pracownik będzie mógł wystąpić do pracodawcy o dane dotyczące swojego wynagrodzenia i średnich płac w firmie (w podziale na płeć i kategorie stanowisk).
a) Uprawnienie do uzyskania danych o wynagrodzeniu
- Każdy pracownik może wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie informacji,
- Zakres obejmuje zarówno wysokość jego indywidualnego wynagrodzenia, jak i średnie płace w firmie – z podziałem na płeć i w odniesieniu do osób wykonujących tę samą lub porównywalną pracę.
b) Forma i tryb udzielania informacji
- Dane muszą być przekazywane pracownikowi w formie pisemnej,
- Z wnioskiem można zwrócić się samodzielnie lub za pośrednictwem przedstawiciela pracowników,
- Pracodawca jest zobowiązany udzielić odpowiedzi merytorycznej w terminie do dwóch miesięcy od dnia zgłoszenia.
c) Obowiązki pracodawcy w zakresie informowania
- Raz w roku pracodawca ma obowiązek poinformować wszystkich zatrudnionych o przysługującym im prawie do uzyskania danych płacowych,
- W komunikacie musi być również wskazana procedura – krok po kroku – jak skorzystać z tego uprawnienia,
- Informacja ta powinna być dostępna w formacie dostosowanym także do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.
d) Nadzór nad przestrzeganiem zasad
- Kontrolę w tym zakresie sprawuje organ ds. równego traktowania, np. Rzecznik Praw Obywatelskich,
- Pracodawca, który uchyla się od realizacji obowiązków, może być wezwany do udzielenia dodatkowych wyjaśnień.
Raportowanie
Firmy przekraczające określone progi zatrudnienia będą musiały regularnie przedstawiać raporty płacowe.
a) Obowiązek udostępniania danych
- Informacje dotyczące różnic w wynagrodzeniach muszą być udostępniane wszystkim pracownikom oraz ich przedstawicielom,
- Zarówno pracownicy, jak i związki zawodowe lub inne uprawnione organy mogą żądać dodatkowych wyjaśnień, np. dotyczących metodologii obliczeń,
- Pracodawca ma obowiązek odpowiedzieć na takie zapytania.
b) Konieczność działań korygujących
- Jeśli analiza wykaże istnienie luki płacowej, której nie można wytłumaczyć obiektywnymi kryteriami (np. różnicą w doświadczeniu czy odpowiedzialności), firma ma obowiązek podjąć środki zaradcze,
- Proces naprawczy powinien być realizowany we współpracy z przedstawicielami pracowników, a w razie potrzeby także z inspekcją pracy lub innym właściwym organem,
- Na wdrożenie działań korygujących pracodawca ma 6 miesięcy,
- Jeżeli luka przekroczy 5% i nie zostanie zniwelowana, konieczne będzie przeprowadzenie wspólnej, szczegółowej oceny systemu wynagrodzeń i wskazanie planu naprawczego.
c) Roszczenia pracowników
- Pracownicy, którzy uznają, że padli ofiarą dyskryminacji płacowej, mogą wystąpić o odszkodowanie – bez ustawowych limitów, z pełną rekompensatą,
- Termin przedawnienia roszczeń wynosi 3 lata,
- Co istotne, to pracownik wskazuje fakty świadczące o nierównym traktowaniu, natomiast na pracodawcy spoczywa obowiązek udowodnienia, że różnice w płacach mają obiektywne uzasadnienie.
Równe płace – jak je zapewnić?
Aby spełnić wymogi dyrektywy, organizacje powinny wprowadzić jednolite i przejrzyste struktury wynagrodzeń. Oznacza to m.in.:
- przygotowanie opisów stanowisk w oparciu o rzeczywiste obowiązki,
- określenie kategorii stanowisk i przypisanie im widełek płacowych,
- eliminację nieprzejrzystych składników wynagrodzenia, np. premii uznaniowych,
- stosowanie neutralnych (m.in. pod względem płci) kryteriów oceny pracy.
Obowiązki pracodawcy
Dyrektywa nakłada na firmy dodatkowe obowiązki, m.in.:
- coroczne informowanie pracowników o przysługującym im prawie do uzyskania informacji o wynagrodzeniach,
- udzielanie odpowiedzi na wnioski pracowników w ciągu dwóch miesięcy,
- podejmowanie działań naprawczych, jeśli luka płacowa przekroczy 5%.
Konsekwencje braku dostosowania
Zignorowanie nowych regulacji może skutkować nie tylko sankcjami finansowymi, lecz także roszczeniami pracowników o odszkodowanie. Dyrektywa przewiduje brak górnych limitów takich rekompensat, co może stanowić poważne ryzyko dla pracodawców.
Rekomendacje dla firm
Już teraz warto:
- przeanalizować struktury wynagradzania,
- przygotować spójne opisy stanowisk,
- sprawdzić, czy obowiązujące regulaminy wynagrodzeń nie zawierają elementów sprzecznych z dyrektywą,
- rozpocząć wewnętrzną komunikację na temat zasad wynagradzania.
Kiedy pojawią się pierwsze raporty dotyczące równości płac?
Pracodawcy zatrudniający 250 i więcej osób |
|
Pracodawcy zatrudniający od 150 do 249 pracowników |
|
Pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników |
|
Firmy poniżej 100 pracowników |
|
Bądź gotowy z enova365
Choć w Polsce nie zostały jeszcze opublikowane szczegółowe przepisy wykonawcze, które wskażą dokładny format raportów i sposób realizacji obowiązków wynikających z dyrektywy płacowej, już dziś możemy zacząć się przygotowywać.
W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy w systemie enova365 mamy prawidłowo zdefiniowane stanowiska pracy, które pozwolą na późniejsze porównywanie poziomu wynagrodzeń. Dzięki panelom Business Intelligence możemy w prosty sposób analizować dane płacowe i je porównywać.
Kolejnym krokiem jest przygotowanie dokumentacji i procedur związanych z dyrektywą. W tym celu możemy skorzystać z Biblioteki, w której gromadzimy raporty, regulaminy czy instrukcje wewnętrzne.
Na koniec możemy wykorzystać Pulpit Pracownika, aby udostępnić zatrudnionym dokumenty oraz poinformować ich o przysługujących prawach. Dzięki temu proces wdrożenia będzie przejrzysty, a pracownicy zyskają łatwy dostęp do kluczowych informacji.
Jeśli przejdziemy te kroki, będzie nam znacznie łatwiej zdefiniować raporty, które w przyszłości zostaną zatwierdzone zgodnie z dyrektywą. Należy pamiętać, że pełne przepisy wykonawcze są jeszcze w trakcie wdrażania.
Przygotuj swoją firmę do wdrożenia dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń z enova365
Poniżej prezentujemy jedną ze ścieżek wygenerowania raportu wynagrodzeń w enova365:
1. Porównaj płace w organizacji (system)
2. Przygotuj odpowiednie raporty i regulaminy (system)
3. Udostępnij dokumentację i poinformuj pracowników o ich prawach (Pulpit Pracownika)
Podsumowanie
Warto zauważyć, że w wielu państwach europejskich obowiązek raportowania luki płacowej obejmuje już stosunkowo niewielkie przedsiębiorstwa.
- Hiszpania – od 50 pracowników,
- Dania – od 35 pracowników,
- Islandia – od 25 pracowników,
- Szwecja – od zaledwie 10 pracowników.
To pokazuje, że raportowanie płac nie powinno być postrzegane wyłącznie jako uciążliwy obowiązek. Dyrektywa unijna w pierwszej kolejności daje firmom szansę na uporządkowanie struktury wynagrodzeń i stanowisk.
Pierwsze przygotowanie raportu z pewnością będzie wymagało większego nakładu pracy, jednak w dłuższej perspektywie przedsiębiorstwa zyskają przejrzysty system wynagradzania. Uporządkowane regulaminy i opisy stanowisk, dadzą możliwość szybkiego i szablonowego tworzenia danych przy nowych stanowiskach czy elementach płacowych.
W efekcie kolejne raporty będzie można wygenerować sprawniej – a przy okazji zyskać cenne narzędzie do zarządzania polityką płacową i monitorowania, czy w firmie nie występują nieuzasadnione różnice w wynagrodzeniach.
Jak pokazuje ranking Najbardziej Atrakcyjnych Pracodawców w Polsce 2025, na decyzję pracowników wpływa nie tylko wynagrodzenie, ale również stabilność zatrudnienia, równe szanse i przejrzyste zasady. Dlatego uporządkowana struktura płac oraz jasne reguły wynagradzania mogą stać się jednym z najważniejszych atutów firmy w budowaniu marki atrakcyjnego pracodawcy na rynku.
Całość rozważań prowadzi do wniosku, że „Uporządkowana struktura płac to fundament uczciwych relacji w pracy i przewagi konkurencyjnej na rynku.”
Nota redakcyjna:
Artykuł został opracowany na podstawie Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń między kobietami i mężczyznami za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości oraz wiedzy zdobytej podczas szkoleń branżowych.