W wielu przedsiębiorstwach codzienna obsługa wyciągów bankowych, rozliczanie wpłat czy przygotowywanie paczek przelewów wciąż wymaga ręcznej pracy. To nie tylko obciąża dział finansów, ale także zwiększa ryzyko błędów i opóźnień.
W COM@COM projektujemy różne automatyzacje, które zdejmują z pracowników dużą część tej codziennej pracy i sprawiają, że cały proces staje się szybki, przewidywalny i odporny na błędy.
W tym artykule przedstawiamy realny przykład automatyzacji procesu, aby pokazać, jakie efekty może przynieść wdrożenie nowoczesnych integracji bankowych i inteligentnych mechanizmów automatyzacji w enova365.
Automatyczne pobieranie wyciągów bankowych w enova365
W standardowym modelu księgowość codziennie loguje się do kilku systemów bankowych, pobiera pliki wyciągów, zapisuje je na dysku i importuje do enova365. Czasem trwa to godzinę, czasem dwie, a gdy ktoś zapomni pobrać plik – rozliczenia wpłat przesuwają się na kolejny dzień.
Po wdrożeniu automatyzacji COM@COM:
wyciągi pobierają się automatycznie nawet kilka razy dziennie,
nie ma konieczności logowania się do banku,
nie ma plików, które trzeba obsługiwać ręcznie,
- dane finansowe są dostępne niemal w czasie rzeczywistym.
Webservice działa dla banków:
PKO BP, BGŻ BNP Paribas, Pekao, ING, Millennium, Alior, mBank, Santander, Citi Handlowy.
Pełna automatyzacja jest możliwa, jeśli bank nie wymaga dodatkowej autoryzacji (SMS, token itp.).
Jeśli wymaga – hasło można bezpiecznie przechowywać w bazie i również zautomatyzować proces.
Automatyczne rozliczanie wpłat – najtrudniejszy element finansów zautomatyzowany
Największym wyzwaniem w rozliczaniu przelewów są niestandardowe opisy, które uniemożliwiają automatyczne dopasowanie płatności do faktur. Klienci wpisują numery faktur w zależności od własnych przyzwyczajeń, co znacząco utrudnia ich automatyczne dopasowanie. System ERP w standardzie często nie radzi sobie z różnorodnością formatów.
Przykłady nierzadko spotykanych formatów:
- FV2511157
- fv 25-11-157
- f 25 11 157
- zaplata fv25/11/157 fv25/11/158 fv25/11/159
- fv2511157/fv2511158 fv2511159
- FV 25 11 157 158 159
W standardowej enova365 rozliczenie takich operacji wymaga ręcznej pracy.
Dlatego tworzymy dedykowaną logikę normalizacji opisów. System analizuje tekst, wyszukuje różne formaty, odczytuje je i konwertuje do spójnej, rozpoznawalnej przez ERP postaci:
FV/25/11/157; FV/25/11/158; FV/25/11/159
Dzięki temu enova365 może samodzielnie rozliczyć większość płatności.
W opisywanym wdrożeniu ponad 90 procent operacji zaczęło rozliczać się automatycznie. Zamiast godzin żmudnego wyszukiwania faktur, operator spędza kilkanaście minut dziennie na weryfikacji wyników.
Automatyczne generowanie paczek przelewów zgodnie z polityką firmy
Do tej pory pracownicy sami sprawdzali, które faktury są do zapłaty i ręcznie przygotowywali paczki. Zajmowało to zwykle godzinę dziennie i było podatne na pomyłki.
Harmonogram enova365 może teraz:
- generować paczki przelewów o stałej godzinie,
- tworzyć paczki tylko dla wybranej grupy zaufanych kontrahentów,
- uwzględniać proces akceptacji,
- dzielić płatności według priorytetów lub typów dokumentów.
Dział finansów zamiast tworzyć paczkę od zera, po prostu ją zatwierdza.
Automatyczna wysyłka paczek przelewów do banku
Eksport paczek i ręczne logowanie do banku to kolejny obszar, który pochłaniał czas i generował stres. Automatyzacja COM@COM pozwala:
- wysyłać paczki automatycznie,
- segmentować wysyłki (np. tylko dla wybranych kontrahentów),
- powiązać wysyłkę z akceptacją przełożonego,
- monitorować statusy przelewów w systemie.
Efekt to szybszy, bezpieczniejszy i całkowicie przewidywalny obieg płatności.
Efekty automatyzacji procesów bankowych – w liczbach
Poniższa tabela podsumowuje zmiany, jakie nastąpiły po wdrożeniu automatyzacji.
Obszar pracy | Przed automatyzacją | Po automatyzacji | Oszczędność |
Pobieranie wyciągów | 1–2 h dziennie | 0 h | 100% oszczędności |
Rozliczanie wpłat | 2,5–3 h dziennie | 15–25 min | 85% oszczędności |
Generowanie paczek | 1 h dziennie | 0 h | 100% oszczędności |
Wysyłka do banku | 30 min dziennie | 0 min | 100% oszczędności |
Łącznie daje to redukcję pracochłonności o ok. 75% każdego dnia pracy działu finansów.
Jak automatyzacja przekłada się na realne oszczędności?
Przy założeniu, że:
- koszt godziny pracy pracownika działu finansowego wynosi ok. 65 zł,
- automatyzacja pozwala zaoszczędzić przeciętnie 4,5 godziny dziennie,
daje to:
ok. 5 850 zł miesięcznie,
ponad 70 000 zł rocznie,
w większych organizacjach nawet 120 000 zł rocznie i więcej.
To wymierne korzyści, które wprost wpływają na wynik finansowy firmy.
Dlaczego to akurat COM@COM potrafi wdrożyć to w tak skuteczny sposób?
Klienci często mówią, że największą wartością współpracy jest to, że naprawdę rozumiemy ich proces. Nie konfigurujemy systemu „tak jak jest”. Naszą rolą jest wskazać, jak może być lepiej. To podejście odróżnia konsultanta, który klika ustawienia, od konsultanta, który potrafi zaprojektować optymalny proces finansowy.
U nas skuteczne wdrożenie to:
analiza sposobu pracy firmy,
projektowanie narzędzi dopiero po poznaniu realnych potrzeb,
propozycja optymalizacji i eliminacja zbędnych kroków,
- tworzenie logiki wykraczającej poza standard ERP.
Technologia jest tylko narzędziem. Najważniejsze jest zrozumienie biznesu klienta.
To właśnie dzięki temu automatyzacje COM@COM działają praktycznie, stabilnie i bezpiecznie – a nie tylko „technicznie poprawnie”.
Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych wdrożeniach i ich efektach? Zapraszamy do przeczytania naszych case studies.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów bankowych w enova365 to rozwiązanie, które radykalnie usprawnia pracę działu finansów i pozwala firmie realnie oszczędzać czas oraz pieniądze. Procesy stają się szybsze, bardziej przewidywalne, a pracownicy mogą skupić się na analizie i zadaniach o większej wartości.
Automatyzacja jest skalowalna – rośnie wraz z firmą i może być rozszerzana o kolejne elementy, takie jak automatyzacja zobowiązań, raportowanie, integracje z BI czy workflow.