Wdrożenie ERP to jedna z najważniejszych decyzji w historii rozwoju każdej firmy. To cyfrowa transformacja, która wpływa na cały sposób funkcjonowania organizacji. Dotyka procesów, struktury, komunikacji, danych i prawa. Można ją porównać do przeprowadzki całej organizacji do nowego cyfrowego „biura” – ze wszystkimi konsekwencjami.
Jeżeli przeprowadzka jest dobrze zaplanowana, zyskujemy nową jakość pracy. Jeśli jednak zabraknie przygotowania i precyzji – chaos kosztuje dużo więcej niż sam system.
Ten artykuł powstał we współpracy COM@COM oraz Renaty W. Lewickiej, prawniczki wyspecjalizowanej w obszarze IT i kontraktów wdrożeniowych, aby pokazać, gdzie projekty najczęściej się wykolejają i jak tych błędów uniknąć.
Poniżej prezentujemy 10 najgroźniejszych błędów we wdrożeniach ERP, wraz z komentarzami ekspertów wdrożeniowych oraz opinią klienta, który przeszedł wspólnie z nami pełną transformację.
Błędy strategiczne i organizacyjne
1. Rozpoczęcie projektu bez gotowości organizacji
Firmy często rozpoczynają wdrożenie ERP, licząc na to, że system uporządkuje chaos. Tymczasem brak ról, niejasne procesy, nieprzygotowane dane i brak struktury decyzyjnej są jednym z największych zagrożeń projektu.
Organizacja musi być przygotowana wcześniej, inaczej system będzie eskalował problemy, zamiast je rozwiązywać.
2. Brak analizy procesów i niechęć do zmian
ERP to okazja do optymalizacji procesów, ale wiele firm próbuje skopiować swoje dotychczasowe działania 1:1. Ten błąd wprost prowadzi do nadmiernej kastomizacji, komplikacji i rosnących kosztów.
Analiza to etap, którego nie da się pominąć, jeśli projekt ma mieć wartość biznesową.
3. Próba wdrożenia wszystkiego jednocześnie
Wdrażanie całego systemu za jednym zamachem powoduje przeciążenie zespołu, nakładanie się błędów i trudności z nauką użytkowników.
Strategia rolloutowa, czyli etapowe wdrażanie modułów, pozwala zarządzać ryzykiem i daje firmie czas na adaptację.
Błędy w relacjach i zarządzaniu projektem
4. Bezkrytyczne zaufanie do dostawcy
Dostawca ma wiedzę technologiczną, ale to klient zna swój biznes. Zbyt wielu klientów oddaje stery partnerowi bez weryfikacji, co prowadzi do rozbieżności między potrzebami a tym, co jest projektowane.
ERP nie da się wdrożyć na autopilocie. Klient musi być współautorem projektu.
5. Bierność po stronie zamawiającego
Wdrożenie wymaga wielu decyzji, warsztatów, analizy i udziału ekspertów wewnętrznych. Jeśli klient nie dostarcza danych, nie angażuje się i nie odpowiada w czasie, projekt zaczyna spowalniać i odbiegać od rzeczywistych potrzeb.
Zmiana musi być współtworzona przez obie strony.
6. Wiara w system uniwersalny
Nie istnieje ERP, który pasuje do każdej firmy. Każda organizacja ma inny model biznesowy, strukturę dokumentów, wymagania raportowe czy tempo pracy. System musi być dopasowany, a nie kopiowany z innych wdrożeń.
Błędy kontraktowe i formalne
7. Pośpiech przy przygotowaniu i podpisywaniu umowy
Presja czasu prowadzi do nieprecyzyjnych zapisów, skrótowych harmonogramów i ogólnikowych zakresów. To błędy, które później kosztują najwięcej. Prawidłowe przygotowanie projektu wymaga czasu i szczegółów.
8. Nieprecyzyjna umowa wdrożeniowa
Brak kryteriów odbioru, niejasne zasady change managementu, niedookreślone odpowiedzialności i nieopisany zakres prowadzą do eskalacji i sporów.
Umowa musi chronić obie strony i jasno definiować, co jest przedmiotem projektu.
9. Brak lidera projektu po stronie klienta
Jeśli nikt nie ma mandatu do podejmowania decyzji, projekt traci tempo. Lider projektowy to osoba, która umie połączyć świat IT z realnymi potrzebami biznesu i która potrafi utrzymać kierunek działań.
10. Brak planu wyjścia z projektu
Brak exit planu sprawia, że firma może ugrzęznąć w projekcie, który nie daje wartości. Plan wyjścia daje bezpieczeństwo i pozwala świadomie reagować na problemy, zamiast tkwić w nich bez końca.
Komentarz klienta – Grupa Mardom o współpracy z COM@COM
Dowodem skuteczności naszego podejścia są opinie klientów, którzy przeszli z nami pełne wdrożenie i rozwój systemu enova365.
Oto wypowiedź z projektu dla Grupy Mardom:
Podsumowanie
Wdrożenie ERP to strategiczna decyzja biznesowa.
Nie można go traktować jako projektu technologicznego – to zmiana sposobu pracy całej organizacji.
Dobrze zaplanowane wdrożenie ERP to połączenie trzech elementów:
• przygotowania organizacyjnego,
• zaangażowania biznesu i IT,
• precyzyjnego zabezpieczenia prawnego.
Ten artykuł łączy perspektywy COM@COM, Renaty Lewickiej i klienta, aby pokazać, że udane wdrożenia powstają dzięki synergii technologii, prawa i praktyki biznesowej.