Data Services

WYZWANIE

Automatyczna synchronizacja baz danych (systemów księgowych)

Rosnące potrzeby, intensywny rozwój spółek oraz obowiązek przekazywania organom kontroli skarbowej szczegółowych danych podatkowych spowodował konieczność zmiany obecnie wykorzystywanego programu i potrzebę wdrożenia zintegrowanego systemu umożliwiającego kontrolę i efektywne zarządzanie.

Poszukiwany był system, dzięki któremu możliwa byłaby:

  • automatyczna synchronizacja wszystkich powiązanych firm głównie w zakresie bazy kartotek kontrahentów i zakładowego planu kont,
  • dokładność obliczeń,
  • zaawansowana edycja wydruków i raportów dostosowanych do indywidualnych potrzeb Klienta,
  • elastyczny system, który pozwoli w łatwy sposób umożliwić rozbudowę o dodatkowe moduły.
Dodatkowymi elementami, których funkcjonalność miała znaczenie w wyborze oprogramowania były kontrola rozrachunków, ewidencja środków trwałych oraz integracja autorskiego systemu do obsługi zleceń.

Ważnym aspektem przy wyborze systemu ERP było to, że jedna ze spółek prowadzi sprzedaż zagraniczną nie tylko do krajów Unii Europejskiej i nie tylko do zarejestrowanych podmiotów, ale także dla osób prywatnych spoza granic kraju. Mamy tu więc do czynienia z rozliczaniem podatku w systemie MOSS. Dlatego również ten obszar ewidencji dokumentów musiał zostać obsłużony przez wybrany system.

Dodatkowo Klient zwrócił uwagę na częstotliwość przeprowadzanych aktualizacji oprogramowania zapewniający nieustanną zgodność z aktualnymi przepisami prawa podatkowego. W rezultacie wielu prezentacji połączonych z aktywnym testowaniem programu przez pracowników Data Invest, zostało wybrane rozwiązanie enova365, które spełnia wszystkie powyższe warunki, oparte jest na nowych technologiach, umożliwia rozbudowę systemu o kolejne moduły oraz funkcje usprawniające pracę całej Spółki.   

Wdrożenie systemu wykonane przez firmę COM@COM obejmowało następujące moduły:

  • enova365 Księga Handlowa
  • enova365 Faktury
  • enova365 Księga Inwentarzowa
W związku z rosnącymi potrzebami Klienta, pojawiła się również wizja rozszerzenia systemu o Kadry i Płace, Handel oraz Analizy BI.
 
ROZWIĄZANIE I KORZYŚCI

Efektywne wdrożenie systemu ERP wymaga przede wszystkim przeprowadzenia bardzo szczegółowej analizy procesów występujących w Spółce oraz potrzeb Klienta.

Przygotowanie harmonogramu prac, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania oraz określenie celów i miar ich realizacji stało się bardzo pomocne w przedmiotowym wdrożeniu

Główną korzyścią dla Klienta stała się synchronizacja baz stanowiących powiązane kapitałowo spółki.

Bazę Główną stanowi spółka pełniąca rolę biura rachunkowego i to w niej określany jest zakładowy plan kont oraz baza kartotek kontrahentów.
Wychodząc naprzeciw potrzebom Klienta, Firma COM@COM stworzyła dodatek Sygnatury Księgowe. Pozwala on na stworzenie szablonów powtarzających się dokumentów w zakresie ich poszczególnych typów. Funkcjonalność ta również została włączona do synchronizacji, dzięki czemu szablon wprowadzany jest tylko raz.
Zintegrowany system enova365 zagwarantował lepszy przepływ informacji oraz optymalizację czasu pracy, który wykorzystując jedną bazę danych, powoduje, że raz wprowadzone dane do systemu, po zatwierdzeniu, są natychmiast dostępne w pozostałych modułach. Jest to istotne przede wszystkim w kwestii wystawiania faktur i pojawiania się ich w module Księgi Handlowej. Bardzo pomocna była tutaj możliwość pracy w programie poprzez przeglądarkę internetową, tzw. enova365 Multi.

Dodatek wyciągi bankowe pozwolił zautomatyzować proces ewidencji operacji na rachunkach bankowych. Natomiast zaawansowane i momentami bardzo rozbudowane schematy księgowe ułatwiły szybkie i sprawne wprowadzanie oraz obróbkę księgową dokumentów.

Kluczowym elementem rozwiązania stała się duża elastyczność oprogramowania pozwalająca modyfikować wydruki i raporty z dużą dokładnością. Powodując, że praca użytkowników systemu stała się bardziej komfortowa i efektywna.

Uzupełniająco, firma COM@COM wdrożyła w Data Service dodatek importowania faktur sprzedażowych wystawionych w autorskich programach Spółki. Poprzez jedno „kliknięcie” następuje wymiana dokumentów pomiędzy systemami.

Wdrożenie oprogramowania enova365 wraz z dodatkowymi rozwiązaniami spowodowało, że Spółki uzyskały wiele korzyści wynikających z usprawnienia pracy oraz ograniczenia ryzyka popełnienia błędów przy wprowadzaniu dokumentów, które wystawiane są w innym systemie. Zadowolenie Klienta zagwarantowane zostało za względu na możliwości i elastyczność rozwiązania oraz dostępne w nim narzędzia, ale także ze względu na duży potencjał systemu związany z jego rozwojem.
 

“Firma COM@COM okazała się profesjonalną firmą wdrożeniową.
Całe wdrożenie przebiegło bezstresowo I wg. harmonogramu"

Prezes Zarządu, Roman Kalkowski